โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ตัวช่วยดีๆที่นักบัญชีรุ่นใหม่ต้องมี

หากพูดถึงการทำบัญชีหรืออาชีพนักบัญชี หลายท่านคงนึกถึงภาพพนักงานนั่งทำเอกสารกองใหญ่มากมาย วุ่นวายอยู่หน้าคอมพิวเตอร์พร้อมเครื่องคิดเลขในมือ แต่ในยุคปัจจุบันที่อินเตอร์เน็ตเข้าถึงได้โดยง่าย ทำให้เทคโนโลยีของการทำบัญชีเปลี่ยนแปลงไป ด้วยตัวช่วยดีๆอย่าง “โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป” ซึ่งจุดเด่นสำคัญของเครื่องมือตัวนี้คือการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ ไม่ว่าจะเป็น Word , Excel , PDF ฯลฯ ทำให้ง่ายต่อการเก็บเอกสาร โดยการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ สามารถเก็บได้ทั้งในตัวความจำของคอมพิวเตอร์ , Server ของบริษัท หรือ “คลาวน์”

โดยคลาวด์ (Cloud) หมายถึง การที่เราสามารถใช้ซอฟต์แวร์ การประมวลผลข้อมูล และการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้ตามความต้องการของเราจากที่ไหนก็ได้ผ่านอินเตอร์เน็ต เหมือนข้อมูลต่าง ๆ เหล่านั้นเป็นกลุ่มพื้นที่ส่วนกลางของผู้ให้บริการ
ซึ่งเราสามารถทำบัญชี ออกใบกำกับภาษี ทำรายงานทางบัญชี หรือเรียกดูงบกำไรขาดทุน หรือเอกสารต่างๆ ได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต โดยไม่จำเป็นต้องเข้าสำนักงานทุกครั้ง

โดยข้อดีของการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป มีดังนี้

ลดต้นทุน เช่น ต้นทุนในการวางระบบเครือข่าย ต้นทุนในการพัฒนาซอฟต์แวร์ ต้นทุนในการวางระบบบัญชีและเอกสารทางธุรกิจ เป็นต้น
ลดความรับผิดชอบในการดูแลระบบ เนื่องจากผู้ให้บริการโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีจะเป็นผู้ดูแลระบบให้ หากใช้งานติดขัดหรือเกิดปัญหาสามารถแจ้งผู้ดูแลระบบได้โดยตรง
สามารถเลือกจ่ายค่าเช่าบริการตามความต้องการของเราได้ หากมีความต้องการเพิ่มมากขึ้นก็สามารถขยายขอบเขตของการรับบริการได้ โดยไม่ต้องเพิ่มศักยภาพของคอมพิวเตอร์ หรือไปซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ให้สิ้นเปลือง เช่น ระบบบัญชีออนไลน์ที่มีบริการแพ็คเกจเริ่มต้นราคาถูก เฉลี่ยหลักร้อยต่อเดือน คุ้มค่า คุ้มราคา ต่อการใช้งานเป็นอย่างยิ่ง
สามารถบริหารข้อมูล และทำงานร่วมกันได้แม้อยู่คนละที่หรือใช้คอมพิวเตอร์คนละเครื่องกัน
ไม่เชี่ยวชาญด้านบัญชีก็สามารถบันทึกบัญชีได้ เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีบนคลาวด์เหล่านี้มีผู้พัฒนาระบบวางรูปแบบการลงบัญชีไว้ให้ล่วงหน้าแล้ว ดังนั้นเพียงจัดทำเอกสารทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชี ระบบก็จะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ
สามารถดูงบการเงินเบื้องต้นได้ทุกเวลาที่ต้องการ เนื่องจากระบบถูกพัฒนาให้สามารถเรียกดูงบการเงินเหล่านี้ได้เบื้องต้นแม้ยังไม่ได้ทำการปิดงบตามหลักการบัญชี
ไม่ต้องบริหารสต๊อกแยกจากการเปิดเอกสารทางธุรกิจ เนื่องจากผู้พัฒนาระบบพัฒนาให้โปรแกรมสำเร็จทางบัญชีบนคลาวน์สามารถเพิ่มหรือลดสินค้าในสต๊อกได้เพียงแค่เปิดเอกสารที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ลดขั้นตอนการทำงานให้สำนักงานบัญชีได้ เนื่องจากการมีการบันทึกบัญชีอัตโนมัติจากการเปิดเอกสาร นักบัญชีไม่ต้องกลับมีคีย์ข้อมูลซ้ำเพียงแค่ตรวจสอบและทำรายการปรับปรุงเพิ่มเติมเท่านั้น

ดังนั้น จะเห็นได้ว่าโปรแกรมบัญชีสําเร็จรูป เป็นเครื่องมือสำคัญที่ตอบโจทย์สำหรับธุรกิจ เนื่องจากรายละเอียดในทุกๆ ส่วนจะได้รับการออกแบบไว้อย่างสวยงามครบถ้วน เข้าใจง่าย สามารถจัดการงานบัญชีที่ยุ่งยากให้ถูกต้อง ตามหลักการบัญชีได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และ ง่ายดาย อีกทั้งการทำงานของโปรแกรม ได้จัดเรียงไว้อย่างเป็นขั้นเป็นตอน ตามลำดับการทำงานในแต่ละวัน ทำให้การควบคุมการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และ ตรวจสอบการบันทึกได้อย่างละเอียดทุกขั้นตอน ตั้งแต่การออกใบกำกับสินค้า ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบวางบิล รับจ่ายเช็ค/เงินสด/บัตรเครดิต ลูกหนี้-เจ้าหนี้ สต็อคสินค้า ไปจนถึงการออกงบการเงินทุกชนิด อาทิ งบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด งบต้นทุนการผลิต (สำหรับกิจการประเภทอุตสาหกรรม) โปรแกรมทำงานแบบ Real Time หลังจากบันทึกรายการเสร็จ สามารถที่จะพิมพ์รายงานต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องประมวลผลใดๆทั้งสิ้น ปรับเปลี่ยนรูปแบบของรายงาน หรือ แก้ไขฟอร์มใบกำกับตามที่กิจการต้องการได้ การรายงานแบบตาราง (Grid Report) ที่จะช่วยให้การจัดเรียงลำดับข้อมูล กำหนดกลุ่ม คัดกรองเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และ ยังนำข้อมูลออกได้หลายรูปแบบ อาทิ TEXT, Excel , HTML เป็นต้น นอกจากนี้โปรแกรมยังแสดงผลในรูปแบบของกราฟฟิกที่สวยงาม เข้าใจง่าย ที่อธิบายการทำงานทุกขั้นตอน ช่วยให้ท่านสามารถเรียนรู้การทำงานของโปรแกรม ได้โดยไม่ต้องมีการฝึกสอนใด ๆ ทั้งสิ้น

อย่างไรก็ตาม โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปยังมีข้อจำกัดในการทำงานหลายอย่าง โดยที่เห็นชัดเจนที่สุดคือการทำงานผ่านอินเตอร์เน็ต ซึ่งหากไม่มีอินเตอร์เน็ตบางครั้งก็ไม่ทำงานหรือเรียกดูข้อมูลได้ นอกจากนี้หากซื้อไม่ได้ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปแบบออฟไลน์ แต่พ่วงการใช้บริการเก็บข้อมูลใน Cloud โปรแกรมจะมีลักษณะไม่ได้ขายขาด ทำให้ต้องค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าเช่าพื้นที่บริการ อีกทั้งแม้จะใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปในการทำงานแต่นักบัญชียังต้องคีย์ข้อมูลเอง เพราะงานบัญชีคือการบริหารข้อมูลซึ่งเป็นความสามารถเฉพาะของนักบัญชี ที่คอมพิวเตอร์ยังไม่สามารถทดแทนได้ 100% ดังนั้นการใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปจึงเป็นเพียงตัวช่วยดีๆ ที่นักบัญชีไม่ควรมองข้าม