ก่อนอื่นต้องบอกก่อนว่า โดย ปกติแล้ว เอกสารต่าง ๆ ที่ถูกกำหนดขึ้น จะไม่จำเป็นเลยถ้ากิจการไม่ต้องการนำค่าใช้จ่ายมาหักกลบ ลบหนี้ หรือลดหย่อนอะไรในกิจการ

หรือแค่ต้องการทำแค่ รับรู้รายได้ รายจ่าย ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องมี “ใบสำคัญรับ” “ใบรับรองแทนใบเสร็จ” หรือเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินออก แต่ถ้ากิจการต้องการนำค่าใช้จ่าย ที่จ่ายไปมาใช้สิทธิในทางบัญชี และภาษี กิจการต้องจัดทำตามเอกสารตามที่กำหนดของ สรรพากร ที่ออก “คู่มือ การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้”  จึงต้องจัดทำเอกสารให้ถูกต้องตามกฎหมายถึงจะสามารถนำมาใช้ได้

ใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารสำหรับยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เป็นการออกให้ผู้ซื้อ ซึ่งใบสำคัญรับเงินนั้นจะใช้กรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ผู้ขายยินยอมจะลงลายมือชื่อในช่อง “ผู้รับเงิน”

เอกสารใบสำคัญรับเงิน หรือเอกสาร ใบรับเงิน ถือเป็น ชนิดเดียวกัน  แต่อาจแตกต่างกันอยู่เล็กน้อย ตรงที่ ใบรับเงินส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่ ผู้รับเงิน ผู้ขาย สามารถออกเอกสารให้ได้มีข้อมูลครบถ้วนและเป็นค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายเพื่อเป็นต้นทุนหลัก แต่ ใบสำคัญรับ เป็นเอกสารที่ ผู้รับเงิน ผู้ขาย ไม่มีเอกสาร ไม่สามารถออกใบให้ได้ หรือไม่จัดทำขึ้น แต่ยินยอมที่จะให้หลักฐานการรับเงินจากเรา เช่น สำเนาบัตรประชาชน และลายมือ ชื่อ เป็นต้น

ใบรับเงิน เป็นเอกสารที่กิจการจ่ายชำชำระเงินจริง ๆ แต่ผู้ขาย หรือผู้รับเงิน ไม่มีเอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม (ไม่มีใบเสร็จ) บริษัทจึงจัดทำใบรับเงินขึ้นเพื่อให้มีหลักฐานเป็นเอกสารไว้ใช้ลงบันทึกบัญชี จะต้อง มีการแนบเอกสารสำเนาบัตรประชาชนและลงลายมือชื่อทุกครั้งที่มีการจัดทำ ใบรับเงิน ขึ้น

ใบรับเงิน หรือสำเนาใบรับ อย่างน้อยต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค และอักษรไทยให้ ปรากฏข้อความต่อไปนี้

1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
2. ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
3. เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
4. วันเดือนปีที่ออกใบรับ
5. จำนวนเงินที่รับ
6. ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า ในกรณีการขายหรือให้เช่าซื้อสินค้า เฉพาะชนิดที่มีราคา ตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

กิจการที่จัดทำ ใบรับเงิน และ ใบสำคัญรับ

โดยส่วนมากกิจการจะอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นส่วนใหญ่  เนื่องจากกิจการไม่ได้รับเอกสาร ที่ชื่อว่า “ใบเสร็จรับเงิน”แต่อาจได้รับเอกสารที่ ชื่อว่า “บิลเงินสด” จึงทำให้ไม่สามารถนำมาสิทธิภาษีมาใช้ได้ถ้าเอกสารนั้นมีภาษีติดอยู่ เพราะต้องการลงเป็น ค่าใช้จ่ายทางภาษี

ทางสรรพกรจึงกำหนดแนวทางเพื่อให้ ปฏิบัติอย่างถูกต้อง โดยการรวบรวมหลักนานการจ่าย อย่างเป็นขั้นเป็นตอน และหลักฐานจากบุคคลภายนอก (บัตรประชาชนผู้รับเงิน) มายืนยันกับ สรรพากร ว่าได้จ่ายชำระจริง จึงทำให้บางรายการที่ถูกจัดทำขึ้นโดยมีเอกสาร ใบสำคัญรับแนบไว้ สามารถลงเป็นค่าใช่จ่ายทางภาษีได้ นั้นเอง

สินค้าคงเหลือ  Inventory

ในการประกอบกิจการใด ๆสถานะความมั่นคงและสภาพคล่องทางการเงินสามารถวัดได้จากสินทรัพย์หมุนเวียนของกิจการ ซึ่งต้องมีจำนวนมากกว่าหนี้สินหมุนเวียนจึงจะหมายความว่ากิจการนั้น ๆมีสถานะภาพทางการเงินที่แข็งแรง ดำเนินธุรกิจได้ดีและมีความสามารถในการชำระหนี้

อย่างไรก็ตาม ในรายการสินทรัพย์หมุนเวียนที่สำคัญนอกจากจะประกอบไปด้วยเงินสด ลูกหนี้การค้าและหลักทรัพย์ในความต้องการของตลาดแล้ว ยังมีสินทรัพย์อีกรายการหนึ่งที่สำคัญต่อการหารายได้ และส่งผลกระทบต่อฐานะการเงินในงบดุลของกิจการ นั่นก็คือ “สินค้าคงเหลือ” ซึ่งเป็นสินทรัพย์ที่เจ้าของกิจการควรมีความรู้ความเข้าใจและสามารถบริหารจัดการตีมูลค่าได้ ดังต่อไปนี้

ความสำคัญของสินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือโดยทั่วไปหมายถึงสินค้าสำเร็จรูปได้ผ่านขั้นตอนการผลิตมาอย่างสมบูรณ์ เตรียมพร้อมสำหรับการขาย แต่ในทางบัญชีสินค้าคงเหลือ แบ่งได้ดังนี้

• สินค้าสำเร็จรูปคือ สินค้าที่ผลิตโดยสมบูรณ์อยู่ในสภาพพร้อมขาย โดยมีต้นทุนประกอบด้วยวัตถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายในการผลิต
• สินค้าระหว่างการผลิตคือ สินค้าที่กำลังอยู่ในกระบวนการผลิต ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ โดยมีต้นทุนเช่นเดียวกับสินค้าสำเร็จรูป
• วัตถุดิบทางตรงคือ สิ่งที่กิจการซื้อเพื่อนำมาแปรสภาพหรือผลิตสินค้าสำเร็จรูป เช่น ไม้ เหล็ก เม็ดพลาสติก เป็นต้น
• วัตถุดิบทางอ้อมหรือวัสดุโรงงานเป็นสิ่งที่ใช้ในการผลิตแต่ไม่ใช่ส่วนประกอบโดยตรงของสินค้าสำเร็จรูป ซึ่งยากแก่การคำนวณ โดยส่วนใหญ่จะใช้วิธีคำนวณเป็นงวดๆการผลิตและส่วนที่เหลืออยู่ให้ถือเป็นสินค้าคงเหลือของงวดนั้น

ดังนั้นจะเห็นได้ว่า สินค้าคงเหลือในทางบัญชี ประกอบด้วย  4 รายการหลัก ซึ่งจำเป็นต้องวัดมูลค่าของสินค้าคงเหลือเหล่านี้และแสดงในงบการเงินให้ถูกต้อง โดยราคาที่ใช้ในการบันทึกสินค้าคงเหลือ จะต้องเป็นราคาทุนซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายต่าง ๆที่เกิดขึ้นในการจัดหาหรือผลิตสินค้านั้น ๆ โดยประกอบไปด้วย

• ค่าวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต โดยอ้างอิงจากราคาที่ซื้อตามใบกำกับภาษีจากผู้ขาย หักด้วยประมาณการของส่วนลดการค้า(จากผู้ขาย)
• ค่าแรงในการผลิต ให้คิดคำนวณจากค่าจ้างรายวันหรือรายเดือน นำมาคำนวณเป็นต้นทุนในการผลิต
• ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ได้จ่ายไปเพื่อให้ได้สินค้านั้นมา เช่น ค่าขนส่ง ค่าประกันภัยสินค้าระหว่างขนส่ง ค่าภาษีอากร เป็นต้น

สินค้าคงเหลือ ตามคำนิยาม หมายถึง สินทรัพย์ซึ่งมีลักษณะใดลักษณะหนึ่งดังต่อไปนี้

1. ถือไว้เพื่อขายตามลักษณะการประกอบธุรกิจ ตามปกติของกิจการ
2. อยู่ในระหว่างกระบวนการผลิตเพื่อให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปเพื่อขาย
3. อยู่ในรูปของวัตถุดิบ หรือวัสดุที่มีไว้เพื่อใช้ในกระบวนการผลิต สินค้าหรือให้บริการ

สินค้าคงเหลือยังแบบประเภทได้ตามนี้ 

1. สินค้าที่ซื้อมาและขายต่อ
2. สินค้าสำเร็จรูป สินค้าระหว่างผลิต วัตถุดิบ หรือวัสดุที่ใช้ในการผลิต
3. ต้นทุนงานให้บริการสำหรับกิจการผู้ให้บริการ ซึ่งยังไม่ได้มีการรับรู้รายได้ตามมาตรฐาน (การบัญชี ฉบับที่ 18 เรื่อง รายได้)

วิธีนับสินค้าคงเหลือ

และเนื่องจากสินค้าคงเหลือเป็นรายการสินทรัพย์หมุนเวียนที่สำคัญเพราะเป็นสินทรัพย์ที่สร้างรายได้และผลกำไร/ขาดทุนโดยตรงให้กิจการ ดังนั้นก่อนการทำบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ นักบัญชีควรเลือกวิธีการตีราคาสินค้าคงเหลือให้เหมาะสม โดยมีให้เลือกหลายวิธี เช่น

1. วิธีเข้าก่อน ออกก่อน (First-in , First –out) วิธีนี้เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมากเพราะเข้าใจได้ง่าย โดยสินค้าที่เข้ามาก่อนย่อมต้องออกไปก่อนทุกครั้ง ดังนั้นต้นทุนของสินค้าที่ซื้อเข้ามาก่อนจะเป็นต้นทุนขายและต้นทุนสินค้าที่เข้ามาทีหลังจึงเป็นสินค้าคงเหลือ หากทำเช่นนี้ไปเรื่อยๆเมื่อใกล้สิ้นปีสินค้าคงเหลือจะมีมูลค่าใกล้เคียงกับตลาดมากที่สุดสะท้อนฐานะทางการเงินของกิจการได้ใกล้เคียงกับความจริง

2. วิธีคิดราคาทุนที่ระบุเฉพาะ เป็นการคิดมูลค่าของสินค้าแบบเฉพาะเจาะจง เนื่องจากสินค้าแต่ละชิ้นจะมีมูลค่าเป็นของตัวเอง ซึ่งวิธีนี้เหมาะกับสินค้ามูลค่าสูงมีการขายไม่บ่อยนัก เช่น เครื่องเพชร สินค้าสั่งทำจำเพาะ รถยนต์ หรือเครื่องจักรชนิดพิเศษ เป็นต้น ซึ่งการบันทึกสินค้าคงเหลือด้วยวิธีนี้ต้องเลือกสินค้าให้เหมาะสม เพราะอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูงเกินจำเป็นในงบการเงิน ส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์สถานะการเงินของกิจการได้

3.  วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก เป็นวิธีเฉลี่ยต้นทุนให้กับสินค้าทุกหน่วยหน่วยละเท่า ๆกัน โดยนำผลรวมราคาทุนของสินค้าทั้งหมดหารด้วยจำนวนหน่วยสินค้าที่ขาย จากนั้นนำมาถ่วงน้ำหนักในแต่หน่วยสินค้า ซึ่งเหมาะกับสินค้าย่อยปริมาณมาก ๆที่ปะปนกัน แต่มีข้อเสียคือไม่สามารถสะท้อนราคาที่แท้จริงของตลาดได้ ซึ่งอาจทำให้งบการเงินมีความคลาดเคลื่อน

กล่าวโดยสรุป สินค้าคงเหลือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่สะท้อนถึงสถานะทางการเงินของกิจการผ่านรายงานแสดงงบดุล ดังนั้นผู้ประกอบกิจการควรมีความรู้ความใจสามารถบริหารสินค้าคงเหลือได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งเลือกวิธีการตีราคาสินค้าคงเหลือได้เหมาะสมกับประเภทของกิจการ ซึ่งจะช่วยแสดงฐานะทางการเงินทางการเงินของกิจการได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงที่สุดเพื่อประโยชน์ในการนำไปวิเคราะห์และปรับปรุงการดำเนินงานของกิจการต่อไป

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี สินค้าคงเหลือ

ลูกหนี้กรมสรรพากร (Revenue Department receivable) คือ ภาษีที่ขอคืนได้ จากกรมสรรพกร เกิดเมื่อ ปิดบัญชี ภาษีซื้อ ภาษีขาย แล้วจำนวนภาษีขายน้อยกว่า ภาษีซื้อ ทำให้สามาถขอคืนจากกรมสรรพากรได้ หรือจะนำไปใช้ในเดือนถัดไป เมื่อเกิดกรณี จำนวนภาษีขาย มากกว่า จำนวนภาษีซื้อ

ลูกหนี้กรมสรรพากร อยู่หมวด 1 สินทรัพย์

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี