ใบสำคัญจ่าย

Click to rate this post!
[Total: 4207 Average: 5]

ระบบใบสำคัญ เป็นระบบบัญชีที่กำหนดขึ้นเพื่อควบคุมการจ่ายเงินของธุรกิจให้มีความรัดกุมยิ่งขึ้น ระบบใบสำคัญอาจเรียกว่า “ระบบใบสำคัญจ่าย” Payment Voucher  และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ ใบสำคับจ่าย ส่วนใหญ่ คือ ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน เป็นต้น


บทความแนะนำ : -------------------------

แบบฟอร์มใบสําคัญจ่าย excel

ใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน

ระบบใบสำคัญจ่าย หมายถึง ระบบที่ใช้ควบคุมการจ่ายเงินที่มีเอกสารประกอบ โดยนำทั้งหมดมาตรวจสอบ และเก็บข้อมูล จดบันทึก ไว้เป็นหลักฐาน โดยกระบวนการทั้งหมด จะต้องมีการเซ็นอนุมัติจ่ายเงิน และจัดเก็บไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่ายอย่างครบถ้วน

หลักฐาน
หลักฐาน

ส่วนประกอบที่สำคัญของ ระบบใบสำคัญจ่าย

  • ใบสำคัญจ่าย (Voucher)
  • ทะเบียนใบสำคัญจ่าย (Voucher register)
  • ทะเบียนจ่ายเช็ค (Check Register)

ทั้ง 3 ส่วนนี้คือ ระบบที่จำเป็นต้องมี ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่สำคัญ และควรมีเพิ่มเติม คือ

  • แฟ้มเก็บใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน
  • แฟ้มเก็บใบสำคัญที่จ่ายชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

1.ใบสำคัญจ่าย ( Voucher )

ใบรับเงิน-คือ

ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงิน จัดทำโดยพนักงานในแผนกบัญแล้วส่งไปให้ผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ ก่อนที่ผู้มีอำนาจจ่ายเงินจะลงนามอนุมัติการจ่ายเงิน

 

ทั้งนี้ ใบสำคัญจ่าย ไม่ใช่ใบกำกับสินค้า!! แต่เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการอนุมัติให้จ่ายเงินเพื่อจัดซื้อสิ่งของหรือบริการ หรือการจ่ายชำระหนี้สินให้เจ้าหนี้

และยังเป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น และออกให้แก่ผู้รับเงิน ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือต้องจ่ายเงินออกจากกิจการแล้วยังไม่สามารถหาหลักฐานเอกสารยืนยันการจ่ายเงินได้แต่จำเป็นที่ต้องจ่ายเงิน และนำรายจ่ายนั้นมาบันทึกบัญชี (แล้วแต่กรณี)

ใบเสร็จรับเงินไฟล์wordการจัดทำใบสำคัญจ่าย

โดยปกติธุรกิจจะจัดทำใบสำคัยจ่าย 1 ใบต่อ 1 รายการ หากจ่ายเงินมีเงื่อนไขในการแบ่งเป็นหลายงวด จะต้องจัดทใบสำคัญตามจำนวนงวดที่ต้องจ่าย

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญจ่าย

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

แบบฟอร์มใบสำคัญจ่าย.xlsx

รายละเอียดใน “ใบสำคัญจ่าย” ประกอบด้วย

  • เลขที่ ลำดับที่ เรียงตามลำดับ
  • วันที่จัดทำ
  • ชื่อผู้มีสิทธิรับเงิน
  • รายละเอียดการจ่ายชำระที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น การจ่ายค่าบริการ ค่าซื้อสินค้า เป็นต้น
  • จำนวนเงินที่เป็นหนี้
  • ชื่อบัญชี
  • ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้ตรวจสอบ
  • ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้อนุมัติ

2.ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ( Voucher register)  

คือสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับกายจ่ายเงินทุกประเภทจากใบสำคัญจ่าย กรณีที่กิจการต้องการควบคุมการจ่ายเงินด้วยระบบใบสำคัญจ่ายจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องนำรายการที่จ่ายจากใบสำคัญจ่ายมาลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย”

โดยปกติทั่วไป ใบสำคัญจ่าย ที่ได้รับการอนุมัติการจ่ายชำระเงินแล้ว จะนำมาบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย

3.ทะเบียนจ่ายเช็ค

หมายถึง สมุดที่ใช้สำหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดของการจ่ายเช็คที่จ่ายให้กับผู้มีสิทธิว่าจ่ายเงินค่าอะไรเป็นเงินจากการขอเบิกเลขที่เท่าไร

รายละเอียดใน “ทะเบียนจ่ายเช็ค” ประกอบด้วย

  • ช่องวันเดือนปี
  • ช่องเลขที่เช็ค
  • ช่องผู้รับเงิน
  • ช่องเลขที่ใบสำคัญจ่าย
  • ช่องเดบิตใบสำคัญจ่าย
  • ช่องเครดิตส่วนลดรับ
  • ช่องเครดิรเงินธนาคาร

แบบฟอร์มใบสําคัญจ่ายเงินสดย่อย

กรณีที่ มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

หลักๆแล้ว บุคคลที่เกี่ยวข้องอาจมีมากถึง 4 คน จึงเป็นเอกสารที่ละเอียดกว่าเอกสารทั่วไป

กรณีที่ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ได้แก่

  • หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ประโยชน์ของการจัดทำใบสำคัญจ่าย

  • เป็นหลักฐานทางบัญชี สามารใช้บันทึกบัญชีได้
  • แสดงถึงเส้นทางการอนุมัติจ่ายเงิน (ชื่อ ผู้รับ ผู้จ่าย ผู้ตรวจ) โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน
  • ช่วยในการควบคุมค่าใช้จ่ายภายในบริษัท เมื่อกิจการต้องใช้ระบบใบสำคัญจ่าย
  • สามารถตรวจสอบยืนยันความถูกต้องและเกี่ยวข้องกันได้หลายบุคคล
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการจ่ายเงิน
แบบใบสำคัญจ่าย
แบบใบสำคัญจ่าย

ขั้นตอนการจัดทำใบสำคัญจ่าย

  • ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการจ่ายชำระ
  • นำเอกสารใบแจ้งหนี้เงินแนบติดกับใบสำคัญจ่าย
  • การบันทึกประวัติทะเบียนใบสำคัญจ่าย
  • เก็บใบสำคัญจ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
  • การจ่ายเงินใบสำคัญจ่ายที่ถึงกำหนดชำระ

*หมายเหตุ* ใบสำคัญจ่ายจำเป็นต้องระบุการจ่ายชำระเงิน เช่น เงินสด เช็ค การโอนเงิน หรือ วิธีอื่นๆ

แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน
แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน คือ ( receipt) หรือ ใบเสร็จ เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินเป็นการถูกต้องแล้ว การออกเอกสารดังกล่าวบางกรณีอาจออกเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ในใบเสร็จรับเงินทั่วไปมักระบุรายการสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายกันและราคาที่ตกลงชำระ ซึ่งอาจระบุข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้องที่ผู้รับชำระเงินเก็บและนำส่งรัฐบาลอีกด้วย

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน (Receied Voucher)

เป็นที่ทราบกันดีอยู่าแล้วว่าการจัดทำใบสำคัญจ่ายเงินแต่ละฉบับนั้น มีวัตถุประสงคืเพื่อควบคุมการจ่ายเงินให้ถูกต้องตาม ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด ที่ธุรกิจได้รับมาจากการซื้อสินค้าและบริการ แต่ในบางครั้งการจ่ายเงินของธุรกิจอาจม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด จากผู้ขายสินค้าบริการได้ เช่นจ่ายค่าพาหนะ จ่ายค่าทางด่วนจ่ายอาหารเครื่องดื่ม จ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน เป็นต้น

ใบสำคัญรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงินประกอบด้วย

  1. ชื่อ สถานที่อยู่ของผู้ที่รับเงิน หรือผู้ที่ขายสินค้า/บริการให้กับธุรกิจ
  2. เล่มที่ / เลขที่ ของใบสำคัญรับ
  3. วันเดือน ปีที่ รับเงิน
  4. รายละเอียดของการรับเงิน
  5. จำนวนเงินที่เป็นตัวเลข และตัวอักษร
  6. ลายมือชื่อผู้รับเงิน และ จ่ายเงิน

เมื่อจัดทำใบสำคัญรับเงินและมีลายละเอียดครบถ้วนแล้วจึงจะสามารถนำไปแทนใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด เพื่อจัดทำใบสำคัญจ่ายเงินและบันทึกบัญชีได้

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน
ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

แบบฟอร์มใบสำคัญรับเงิน.xlsx

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบแทนใบเสร็จรับเงิน ส่วนมากจะเกิดขึ้นกับค่าใช้จ่ายทั่วไป ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด และจำนวนเงินไม่มาก และที่สำคัญไม่สามารถขอบัตรประชาชนเพื่อถ่ายสำเนาการจ่ายเงินได้ เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ค่า เดินทาง ค่าไม้กวาด เป็นต้น

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นค่าใช้จ่ายที่จ่ายชำระจริงแต่ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จจาก บุคคลภายนอกได้ ไม่ว่าจะเป็น นิติบุคคล หรือบุคคลธรรมดา แต่ส่วนมากจะเกิดกับบุคคลธรรมดาเป็นส่วนใหญ่ ที่ไม่เกิดกับนิติบุคคบล เนื่องจากรูปแบบการทำงานเป็นบริษัท จะต้องมีการออกใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีทุกครั้งที่เขามีรายได้

หากรายจ่ายที่เราจ่ายนั้นไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จได้ บริษัทจึงควรจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จประกอบด้วย

  • ชื่อหัวกระดาษระบุให้ชัดเจน “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
  • ชื่อบริษัท ที่อยู่บริษัท
  • วัน เดือน ปี
  • รายการที่จ่าย
  • จำนวนเงิน ทั้งตัวเลข ตัวอักษร
  • หมายเหตุ
  • ชื่อผู้จ่ายชำระเงิน รับรองการจ่ายเงิน เป็นต้น
  • ชื่อผู้อนุมัติการการจ่ายเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย ภาษาอังกฤษ
ใบสำคัญจ่าย ภาษาอังกฤษ

ตัวอย่าง การใช้ระบบใบสำคัญจ่าย

    • เมื่อวันที่ 5 มค 63 ซื้อสินค้าจาก บริษัท ขายของ จำกัด จำนวน 35,000 บาท โดยมีค่าขนส่ง 1,000 บาท
    • วันที่ 7 มค 63 ได้รับใบแจ้งหนี้ค่าไฟฟ้า 3,000 บาท
    • วันที่ 12 มค 63 ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน 15,000 บาท จาก บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด
  1.  
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย

รายการที่เกิดขึ้น ให้นำเอกสาร แนบกับใบสำคัญจ่าย และนำไปบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย” ตามแบบด้านล่าง และจัดเก็บเอกสารใบสำคัญจ่ายเพื่อรอการจ่ายให้เรียบร้อย

ตัวอย่าง การจัดทำใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง การจัดทำใบสำคัญจ่าย

เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระให้ จ่ายเงินตามใบสำคัญจ่ายที่ระบุไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดยเป็นการจ่ายด้วยเช็ค ดังนี้

    • วันที่ 12 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111001 ชำระให้ บริษัท ขายของ จำกัด ตามใบสำคัญจ่ายเลขที่ 01/01 และ 01/02
    • วันที่ 17 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111002 ชำระให้การไฟฟ้า ตามใบสำคัญจ่ายเลขที่ 01/03
    • วันที่ 27 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111003 ชำระให้ บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด ตามใบสำคัญจ่ายเลขที่ 01/04
ตัวอย่างการจัดทำ ทะเบียนเช็ค
ตัวอย่างการจัดทำ ทะเบียนเช็ค

ดาวน์โหลด ใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย (ภาษาไทย)

ใบสำคัญจ่าย (ภาษาอังกฤษ)

ทะเบียนใบสำคัญจ่าย

ทะเบียนจ่ายเช็ค

(Visited 12,885 times, 20 visits today)
 
โทร.081-931-8341
 
แชร์บทความ :