ใบสำคัญจ่าย คือ

Click to rate this post!
[Total: 2836 Average: 5]

ระบบใบสำคัญจ่าย หมายถึง

ระบบใบสำคัญจ่าย หมายถึง ระบบที่ใช้ควบคุมการจ่ายเงินที่มีเอกสารประกอบ โดยนำทั้งหมดมาตรวจสอบ และเก็บข้อมูล จดบันทึก ไว้เป็นหลักฐาน โดยกระบวนการทั้งหมด จะต้องมีการเซ็นอนุมัติจ่ายเงิน และจัดเก็บไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่ายอย่างครบถ้วน

ใบสำคัญจ่าย

ส่วนประกอบที่สำคัญของ ระบบใบสำคัญจ่าย

  1. ใบสำคัญจ่าย (Voucher)
  2. ทะเบียนใบสำคัญจ่าย (Voucher register)
  3. ทะเบียนจ่ายเช็ค (Check Register)

ทั้ง 3 ส่วนนี้คือ ระบบที่จำเป็นต้องมี ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่สำคัญ และควรมีเพิ่มเติม คือ

  1. แฟ้มเก็บใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน
  2. แฟ้มเก็บใบสำคัญที่จ่ายชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

1.ใบสำคัญจ่าย ( Voucher )

เป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น และออกให้แก่ผู้รับเงิน ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือต้องจ่ายเงินออกจากกิจการแล้วยังไม่สามารถหาหลักฐานเอกสารยืนยันการจ่ายเงินได้แต่จำเป็นที่ต้องจ่ายเงิน และนำรายจ่ายนั้นมาบันทึกบัญชี (แล้วแต่กรณีในกิจการของเรา จึงจำเป็นต้องจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่ายที่สามารถแสดงหลักฐานทางบัญชีเพื่อนำมาลงบัญชีได้นั้นเอง แต่ก็ต้องเป็นที่รับรองจากกรมสรรพากร โดยกรมสรรพากร กำหนดให้จัดทำใบสำคัญจ่ายอย่างถูกต้อง

รายละเอียดใน “ใบสำคัญจ่าย” ประกอบด้วย

  1. เลขที่ ลำดับที่ เรียงตามลำดับ
  2. วันที่จัดทำ
  3. ชื่อผู้มีสิทธิรับเงิน
  4. รายละเอียดการจ่ายชำระที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น การจ่ายค่าบริการ ค่าซื้อสินค้า เป็นต้น
  5. จำนวนเงินที่เป็นหนี้
  6. ชื่อบัญชี
  7. ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้ตรวจสอบ
  8. ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้อนุมัติ

ใบสำคัญจ่าย ถือเป็นระบบที่ใช้ในการจ่ายเงินทุกรายการเพื่อชำระหนี้สินต่างๆ เป็นเอกสารที่ใช้ควบคุมภายใน เป็นส่วนหนึ่งของ ระบบใบสำคัญจ่าย

2.ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ( Voucher register)  

คือสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับกายจ่ายเงินทุกประเภทจากใบสำคัญจ่าย กรณีที่กิจการต้องการควบคุมการจ่ายเงินด้วยระบบใบสำคัญจ่ายจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องนำรายการที่จ่ายจากใบสำคัญจ่ายมาลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย”

โดยปกติทั่ว ๆ ไปใบสำคัญจ่ายที่ได้รับการอนุมัติการจ่ายชำระเงินแล้ว จะนำมาบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย”

3.ทะเบียนจ่ายเช็ค

หมายถึง สมุดที่ใช้สำหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดของการจ่ายเช็คที่จ่ายให้กับผู้มีสิทธิว่าจ่ายเงินค่าอะไรเป็นเงินจากการขอเบิกเลขที่เท่าไร

รายละเอียดใน “ทะเบียนจ่ายเช็ค” ประกอบด้วย

  1. ช่องวันเดือนปี
  2. ช่องเลขที่เช็ค
  3. ช่องผู้รับเงิน
  4. ช่องเลขที่ใบสำคัญจ่าย
  5. ช่องเดบิตใบสำคัญจ่าย
  6. ช่องเครดิตส่วนลดรับ
  7. ช่องเครดิรเงินธนาคาร

แบบฟอร์มใบสําคัญจ่ายเงินสดย่อย

กรณีที่ มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

หลักๆแล้ว บุคคลที่เกี่ยวข้องอาจมีมากถึง 4 คน จึงเป็นเอกสารที่ละเอียดกว่าเอกสารทั่วไป

กรณีที่ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ได้แก่

  • หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ประโยชน์ของการจัดทำใบสำคัญจ่าย

  • เป็นหลักฐานทางบัญชี สามารใช้บันทึกบัญชีได้
  • แสดงถึงเส้นทางการอนุมัติจ่ายเงิน (ชื่อ ผู้รับ ผู้จ่าย ผู้ตรวจ) โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน
  • ช่วยในการควบคุมค่าใช้จ่ายภายในบริษัท เมื่อกิจการต้องใช้ระบบใบสำคัญจ่าย
  • สามารถตรวจสอบยืนยันความถูกต้องและเกี่ยวข้องกันได้หลายบุคคล
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการจ่ายเงิน

ขั้นตอนการจัดทำใบสำคัญจ่าย

  1. ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการจ่ายชำระ
  2. นำเอกสารใบแจ้งหนี้เงินแนบติดกับใบสำคัญจ่าย
  3. การบันทึกประวัติทะเบียนใบสำคัญจ่าย
  4. เก็บใบสำคัญจ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
  5. การจ่ายเงินใบสำคัญจ่ายที่ถึงกำหนดชำระ

*หมายเหตุ* ใบสำคัญจ่ายจำเป็นต้องระบุการจ่ายชำระเงิน เช่น เงินสด เช็ค การโอนเงิน หรือ วิธีอื่นๆ

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย ภาษาอังกฤษ
ใบสำคัญจ่าย ภาษาอังกฤษ

ตัวอย่าง การใช้ระบบใบสำคัญจ่าย

    • เมื่อวันที่ 5 มค 63 ซื้อสินค้าจาก บริษัท ขายของ จำกัด จำนวน 35,000 บาท โดยมีค่าขนส่ง 1,000 บาท
    • วันที่ 7 มค 63 ได้รับใบแจ้งหนี้ค่าไฟฟ้า 3,000 บาท
    • วันที่ 12 มค 63 ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน 15,000 บาท จาก บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย

รายการที่เกิดขึ้น ให้นำเอกสาร แนบกับใบสำคัญจ่าย และนำไปบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย” ตามแบบด้านล่าง และจัดเก็บเอกสารใบสำคัญจ่ายเพื่อรอการจ่ายให้เรียบร้อย

ตัวอย่าง การจัดทำใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง การจัดทำใบสำคัญจ่าย

เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระให้ จ่ายเงินตามใบสำคัญจ่ายที่ระบุไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดยเป็นการจ่ายด้วยเช็ค ดังนี้

    • วันที่ 12 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111001 ชำระให้ บริษัท ขายของ จำกัด ตามใบสำคัญจ่ายเลขที่ 01/01 และ 01/02
    • วันที่ 17 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111002 ชำระให้การไฟฟ้า ตามใบสำคัญจ่ายเลขที่ 01/03
    • วันที่ 27 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111003 ชำระให้ บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด ตามใบสำคัญจ่ายเลขที่ 01/04
ตัวอย่างการจัดทำ ทะเบียนเช็ค
ตัวอย่างการจัดทำ ทะเบียนเช็ค

ดาวน์โหลด ใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย (ภาษาไทย)

ใบสำคัญจ่าย (ภาษาอังกฤษ)

ทะเบียนใบสำคัญจ่าย

ทะเบียนจ่ายเช็ค

vertify

อัพเดทครั้งสุดท้าย เมื่อ 15 พฤศจิกายน 2020 โดย Administrator

(Visited 3,443 times, 6 visits today)
 
ลิ้งค์บทความนี้ : https://www.pangpond.com/?p=149012

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *