ใบสำคัญจ่าย

Click to rate this post!
[Total: 618 Average: 5]

ระบบใบสำคัญจ่าย หมายถึง ระบบที่ใช้ควบคุมการจ่ายเงินที่มีเอกสารประกอบ โดยนำทั้งหมดมาตรวจสอบ และเก็บข้อมูล จดบันทึก ไว้เป็นหลักฐาน โดยกระบวนการทั้งหมด จะต้องมีการเซ็นอนุมัติจ่ายเงิน และจัดเก็บไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่ายอย่างครบถ้วน

ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบใบสำคัญจ่าย

  1. ใบสำคัญจ่าย (Voucher)
  2. ทะเบียนใบสำคัญจ่าย (Voucher register)
  3. ทะเบียนจ่ายเช็ค (Check Register)

ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ( Voucher register)  คือสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับกายจ่ายเงินทุกประเภทจากใบสำคัญจ่าย กรณีที่กิจการต้องการควบคุมการจ่ายเงินด้วยระบบใบสำคัญจ่ายจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องนำรายการที่จ่ายจากใบสำคัญจ่ายมาลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย”

ใบสำคัญจ่าย  หมายถึง ระบบที่ใช้ในการจ่ายเงินทุกรายการเพื่อชำระหนี้สินต่างๆ เป็นเอกสารที่ใช้ควบคุมภายใน เป็นส่วนหนึ่งของ ระบบใบสำคัญจ่าย

กรณีที่ มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

หลักๆแล้ว บุคคลที่เกี่ยวข้องอาจมีมากถึง 4 คน จึงเป็นเอกสารที่ระเอียดกว่าเอกสารทั่วไป

กรณีที่ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ได้แก่

  • หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ประโยชน์ของการจัดทำใบสำคัญจ่าย

  • เป็นหลักฐานทางบัญชี สามารใช้บันทึกบัญชีได้
  • แสดงถึงเส้นทางการอนุมัติจ่ายเงิน (ชื่อ ผู้รับ ผู้จ่าย ผู้ตรวจ) โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน
  • ช่วยในการควบคุมค่าใช้จ่ายภายในบริษัท เมื่อกิจการต้องใช้ระบบใบสำคัญจ่าย
  • สามารถตรวจสอบยืนยันความถูกต้องและเกี่ยวข้องกันได้หลายบุคคล 
ประโยชน์ของการจัดทำใบสำคัญจ่าย

การจัดทำใบสำคัญจ่าย

  1. ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการจ่ายชำระ
  2. นำเอกสารใบแจ้งหนี้เงินแนบติดกับใบสำคัญจ่าย
  3. การบันทึกประวัติทะเบียนใบสำคัญจ่าย
  4. เก็บใบสำคัญจ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
  5. การจ่ายเงินใบสำคัญจ่ายที่ถึงกำหนดชำระ

*หมายเหตุ* ใบสำคัญจ่ายจำเป็นต้องระบุการจ่ายชำระเงิน เช่น เงินสด เช็ค การโอนเงิน หรือ วิธีอื่นๆ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มต่างๆ

(Visited 104 times, 1 visits today)
 
ลิ้งค์บทความนี้ : https://www.pangpond.com/?p=149012

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *