ใบสำคัญจ่าย Excel 3 ส่วน แบบฟอร์ม (ล่าสุด) VOUCHER วิธีเขียน ตัวอย่าง

Click to rate this post!
[Total: 6669 Average: 5]

ระบบใบสำคัญจ่าย 

ระบบใบสำคัญจ่าย คือ ระบบที่ใช้ควบคุมการจ่ายเงินที่มีเอกสารประกอบ โดยนำทั้งหมดมาตรวจสอบ และเก็บข้อมูล จดบันทึก ไว้เป็นหลักฐาน โดยกระบวนการทั้งหมด จะต้องมีการเซ็นอนุมัติจ่ายเงิน และจัดเก็บไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่ายอย่างครบถ้วน

แบบฟอร์มใบสําคัญจ่าย excel

ใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน

ระบบใบสำคัญ เป็นระบบบัญชีที่กำหนดขึ้นเพื่อควบคุมการจ่ายเงินของธุรกิจให้มีความรัดกุมยิ่งขึ้น ระบบใบสำคัญอาจเรียกว่า “ระบบใบสำคัญจ่าย” Payment Voucher  และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ ใบสำคับจ่าย ส่วนใหญ่ คือ ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน เป็นต้น

หลักฐาน
หลักฐาน

ส่วนประกอบระบบใบสำคัญจ่าย

  • ใบสำคัญ จ่าย (Voucher)
  • ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย (Voucher register)
  • ทะเบียนจ่ายเช็ค (Check Register)

ทั้ง 3 ส่วนนี้คือ ระบบที่จำเป็นต้องมี ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่สำคัญ และควรมีเพิ่มเติม คือ

  • แฟ้มเก็บใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน
  • แฟ้มเก็บใบสำคัญที่จ่ายชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

ใบสำคัญจ่าย คือ

ใบรับเงิน-คือ

ใบสำคัญ จ่าย ( Voucher ) หมายถึง เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงิน จัดทำโดยพนักงานในแผนกบัญแล้วส่งไปให้ผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ ก่อนที่ผู้มีอำนาจจ่ายเงินจะลงนามอนุมัติการจ่ายเงิน

ทั้งนี้ ใบสำคัญ จ่าย ไม่ใช่ใบกำกับสินค้า!! แต่เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการอนุมัติให้จ่ายเงินเพื่อจัดซื้อสิ่งของหรือบริการ หรือการจ่ายชำระหนี้สินให้เจ้าหนี้

และยังเป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น และออกให้แก่ผู้รับเงิน ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือต้องจ่ายเงินออกจากกิจการแล้วยังไม่สามารถหาหลักฐานเอกสารยืนยันการจ่ายเงินได้แต่จำเป็นที่ต้องจ่ายเงิน และนำรายจ่ายนั้นมาบันทึกบัญชี (แล้วแต่กรณี)

ใบเสร็จรับเงินไฟล์wordการจัดทำใบสำคัญ จ่าย

โดยปกติธุรกิจจะจัดทำใบสำคัยจ่าย 1 ใบต่อ 1 รายการ หากจ่ายเงินมีเงื่อนไขในการแบ่งเป็นหลายงวด จะต้องจัดทใบสำคัญตามจำนวนงวดที่ต้องจ่าย

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญ จ่าย
ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

แบบฟอร์มใบสำคัญจ่าย.xlsx

รายละเอียดใน “ใบสำคัญ จ่าย” ประกอบด้วย ดังนี้

  1. เลขที่ ลำดับที่ เรียงตามลำดับ
  2. วันที่จัดทำ
  3. ชื่อผู้มีสิทธิรับเงิน
  4. รายละเอียดการจ่ายชำระที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น การจ่ายค่าบริการ ค่าซื้อสินค้า เป็นต้น
  5. จำนวนเงินที่เป็นหนี้
  6. ชื่อบัญชี
  7. ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้ตรวจสอบ
  8. ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้อนุมัติ

2.ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ( Voucher register)  

คือสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับกายจ่ายเงินทุกประเภทจากใบสำคัญ จ่าย กรณีที่กิจการต้องการควบคุมการจ่ายเงินด้วยระบบใบสำคัญ จ่ายจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องนำรายการที่จ่ายจากใบสำคัญ จ่ายมาลงในทะเบียนใบสำคัญจ่าย

โดยปกติทั่วไป ใบสำคัญ จ่าย ที่ได้รับการอนุมัติการจ่ายชำระเงินแล้ว จะนำมาบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย

3.ทะเบียนจ่ายเช็ค

หมายถึง สมุดที่ใช้สำหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดของการจ่ายเช็คที่จ่ายให้กับผู้มีสิทธิว่าจ่ายเงินค่าอะไรเป็นเงินจากการขอเบิกเลขที่เท่าไร

รายละเอียดใน “ทะเบียนจ่ายเช็ค” ประกอบด้วย ดังนี้

  1. ช่องวันเดือนปี
  2. ช่องเลขที่เช็ค
  3. ช่องผู้รับเงิน
  4. ช่องเลขที่ใบสำคัญ จ่าย
  5. ช่องเดบิตใบสำคัญ จ่าย
  6. ช่องเครดิตส่วนลดรับ
  7. ช่องเครดิรเงินธนาคาร

แบบฟอร์มใบสําคัญจ่ายเงินสดย่อย

กรณีที่ มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญ จ่าย” โดยระบุรายละเอียด ดังนี้

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

หลักๆแล้ว บุคคลที่เกี่ยวข้องอาจมีมากถึง 4 คน จึงเป็นเอกสารที่ละเอียดกว่าเอกสารทั่วไป

กรณีที่ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ได้แก่

  • หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ประโยชน์ของการจัดทำใบสำคัญจ่าย

  • เป็นหลักฐานทางบัญชี สามารใช้บันทึกบัญชีได้
  • แสดงถึงเส้นทางการอนุมัติจ่ายเงิน (ชื่อ ผู้รับ ผู้จ่าย ผู้ตรวจ) โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน
  • ช่วยในการควบคุมค่าใช้จ่ายภายในบริษัท เมื่อกิจการต้องใช้ระบบใบสำคัญ จ่าย
  • สามารถตรวจสอบยืนยันความถูกต้องและเกี่ยวข้องกันได้หลายบุคคล
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการจ่ายเงิน
แบบใบสำคัญจ่าย
แบบใบสำคัญ จ่าย

ขั้นตอนการจัดทำใบสำคัญจ่าย

  1. ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการจ่ายชำระ
  2. นำเอกสารใบแจ้งหนี้เงินแนบติดกับใบสำคัญ จ่าย
  3. การบันทึกประวัติทะเบียนใบสำคัญ จ่าย
  4. เก็บใบสำคัญ จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
  5. การจ่ายเงินใบสำคัญ จ่ายที่ถึงกำหนดชำระ

*หมายเหตุ* ใบสำคัญ จ่ายจำเป็นต้องระบุการจ่ายชำระเงิน เช่น เงินสด เช็ค การโอนเงิน หรือ วิธีอื่นๆ

แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน
แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน คือ ( receipt) หรือ ใบเสร็จ เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินเป็นการถูกต้องแล้ว การออกเอกสารดังกล่าวบางกรณีอาจออกเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ในใบเสร็จรับเงินทั่วไปมักระบุรายการสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายกันและราคาที่ตกลงชำระ ซึ่งอาจระบุข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้องที่ผู้รับชำระเงินเก็บและนำส่งรัฐบาลอีกด้วย

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน (Receied Voucher) คือ เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าการจัดทำใบสำคัญ จ่ายเงินแต่ละฉบับนั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมการจ่ายเงินให้ถูกต้องตาม ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด ที่ธุรกิจได้รับมาจากการซื้อสินค้าและบริการ แต่ในบางครั้งการจ่ายเงินของธุรกิจอาจม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด จากผู้ขายสินค้าบริการได้ เช่นจ่ายค่าพาหนะ จ่ายค่าทางด่วนจ่ายอาหารเครื่องดื่ม จ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน เป็นต้น

ใบสำคัญรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงินประกอบด้วย ดังนี้

  1. ชื่อ สถานที่อยู่ของผู้ที่รับเงิน หรือผู้ที่ขายสินค้า/บริการให้กับธุรกิจ
  2. เล่มที่ / เลขที่ ของใบสำคัญรับ
  3. วันเดือน ปีที่ รับเงิน
  4. รายละเอียดของการรับเงิน
  5. จำนวนเงินที่เป็นตัวเลข และตัวอักษร
  6. ลายมือชื่อผู้รับเงิน และ จ่ายเงิน

เมื่อจัดทำใบสำคัญรับเงินและมีลายละเอียดครบถ้วนแล้วจึงจะสามารถนำไปแทนใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด เพื่อจัดทำใบสำคัญ จ่ายเงินและบันทึกบัญชีได้

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ
ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ
Receied Voucher
Receied Voucher

ใบสำคัญรับเงิน Excell

ใบสำคัญรับเงิน doc

ใบสำคัญรับเงิน pdf

แบบฟอร์มใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ

ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ Excell

ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ doc

ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ pdf

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบแทนใบเสร็จรับเงิน ส่วนมากจะเกิดขึ้นกับค่าใช้จ่ายทั่วไป ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด และจำนวนเงินไม่มาก และที่สำคัญไม่สามารถขอบัตรประชาชนเพื่อถ่ายสำเนาการจ่ายเงินได้ เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ค่า เดินทาง ค่าไม้กวาด เป็นต้น

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นค่าใช้จ่ายที่จ่ายชำระจริงแต่ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จจาก บุคคลภายนอกได้ ไม่ว่าจะเป็น นิติบุคคล หรือบุคคลธรรมดา แต่ส่วนมากจะเกิดกับบุคคลธรรมดาเป็นส่วนใหญ่ ที่ไม่เกิดกับนิติบุคคบล เนื่องจากรูปแบบการทำงานเป็นบริษัท จะต้องมีการออกใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีทุกครั้งที่เขามีรายได้

หากรายจ่ายที่เราจ่ายนั้นไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จได้ บริษัทจึงควรจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จประกอบด้วย

  • ชื่อหัวกระดาษระบุให้ชัดเจน “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
  • ชื่อบริษัท ที่อยู่บริษัท
  • วัน เดือน ปี
  • รายการที่จ่าย
  • จำนวนเงิน ทั้งตัวเลข ตัวอักษร
  • หมายเหตุ
  • ชื่อผู้จ่ายชำระเงิน รับรองการจ่ายเงิน เป็นต้น
  • ชื่อผู้อนุมัติการการจ่ายเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว

ตัวอย่างใบสำคัญ จ่าย

ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญ จ่าย

ใบสำคัญจ่าย ภาษาอังกฤษ
ใบสำคัญ จ่าย ภาษาอังกฤษ

ตัวอย่าง การใช้ระบบใบสำคัญ จ่าย

    • เมื่อวันที่ 5 มค 63 ซื้อสินค้าจาก บริษัท ขายของ จำกัด จำนวน 35,000 บาท โดยมีค่าขนส่ง 1,000 บาท
    • วันที่ 7 มค 63 ได้รับใบแจ้งหนี้ค่าไฟฟ้า 3,000 บาท
    • วันที่ 12 มค 63 ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน 15,000 บาท จาก บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด
  1.  
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญ จ่าย
5
ตัวอย่าง ใบสำคัญ จ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง ใบสำคัญ จ่าย

รายการที่เกิดขึ้น ให้นำเอกสาร แนบกับใบสำคัญ จ่าย และนำไปบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย” ตามแบบด้านล่าง และจัดเก็บเอกสารใบสำคัญ จ่ายเพื่อรอการจ่ายให้เรียบร้อย

ตัวอย่าง การจัดทำใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่าง การจัดทำใบสำคัญ จ่าย

เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระให้ จ่ายเงินตามใบสำคัญ จ่ายที่ระบุไว้ในทะเบียนใบสำคัญ จ่าย โดยเป็นการจ่ายด้วยเช็ค ดังนี้

    • วันที่ 12 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111001 ชำระให้ บริษัท ขายของ จำกัด ตามใบสำคัญ จ่ายเลขที่ 01/01 และ 01/02
    • วันที่ 17 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111002 ชำระให้การไฟฟ้า ตามใบสำคัญ จ่ายเลขที่ 01/03
    • วันที่ 27 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111003 ชำระให้ บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด ตามใบสำคัญ จ่ายเลขที่ 01/04
ตัวอย่างการจัดทำ ทะเบียนเช็ค
ตัวอย่างการจัดทำ ทะเบียนเช็ค

ดาวน์โหลด ใบสำคัญ จ่าย

ใบสำคัญ จ่าย (ภาษาไทย)

ใบสำคัญจ่าย (ภาษาอังกฤษ)

ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย

ทะเบียนจ่ายเช็ค

(Visited 7,501 times, 8 visits today)
 
โทร.081-931-8341
 
Scroll to Top