ใบวางบิล

Click to rate this post!
[Total: 497 Average: 5]

ใบวางบิล (Billing Note) หมายถึง การบันทึกรายการเมื่อต้องการจัดทำใบวางบิลกับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระ ต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป

ใบวางบิล
ใบวางบิล

ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการใช้เพื่อออกให้แก่ลูกค้า เพื่อให้การเก็บเงินดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เพื่อให้ทราบราคาที่ต้องเตรียมเงินไว้ชำระ เป็นเอกสารที่บริษัททั่วไป ไม่ว่าจะขนาดเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ ใช้กันเป็นส่วนมาก เมื่อมีการแจ้งราคาหรือการให้เครดิตลูกค้า จะระบุไว้ในใบวางบิล บางครั้งอาจระบุวันหมดอายุของการวางบิลไว้ในรายละเอียดก็ได้ 

ส่วนประกอบที่ต้องมีในใบวางบิล

รายละเอียดผู้ออกใบวางบิล

  • วันที่ออกเอกสาร
  • เลขที่ใบวางบิล
  • ชื่อ
  • ที่อยู่บริษัท
  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
  • เบอร์โทรศัพท์ของบริษัท
  • และลายเซ็นผู้วางบิล

ลายละเอียดลูกค้า

  • ชื่อ
  • ที่อยู่บริษัท
  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
  • รายละเอียดของสินค้า และบริการ
  • ยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด
  • และวันที่กำหนดชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร?

ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ระบุยอดชำระให้แก่คู่ค้าก็จริง แต่ “ใบแจ้งหนี้” เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้คู่ค้าทราบหลังจบงาน โดยมีรายละเอียดค่าใช้จ่ายว่ามีค่าสินค้า ค่าบริการอะไรบ้าง เป็นจำนวนเท่าไหร่ และคู่ค้าควรชำระเมื่อใด ส่วน “ใบวางบิล” จะออกมาเมื่อถึงเวลาชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด และสรุปว่ามีรายการค่าใช้จ่ายใดบ้าง และเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้ออกใบวางบิลโดยรวมค่าใช้จ่ายใดบ้าง ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย

ตัวอย่าง

กรณี ยังไม่ได้ชำระเงินเลย หัวเอกสาร คือ “ใบแจ้งหนี้” อย่างเดียว

เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งหนี้ทั้งเดือน จากบริษัท B จำนวน 3 ครั้ง ยอด 1,000 บาท, 2,500 บาท และ 1,200 บาท และยังไม่ได้ชำระเงิน เมื่อถึงสิ้นเดือน มีการรวมยอดใบแจ้งหนี้ทั้งหมด จากบริษัท B คือ 4,700 บาท บริษัท B ได้ออกใบวางบิลรวม ในจำนวน 4,700 บาท ให้แก่บริษัท A เมื่อบริษัท B ได้รับเงินแล้ว จึงออกใบเสร็จรับเงินให้บริษัท A   

กรณี ชำระเงินเลย หัวเอกสาร คือ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งนี้จากบริษัท B จำนวน 1 ครั้ง ยอด 2,500 บาท และบริษัท A ชำระเงินเลย ให้บริษัท B ต้องออก ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล และ ออกใบเสร็จรับเงินให้บริษัท A ตามได้เลยเมื่อไดรับเงินแล้ว

การออกใบวางบิล

โดยปกติของการดำเนินธุรกิจแล้ว ก่อนจะมีการออกใบวางบิลจะมีการออกใบเสนอราคาก่อนเพื่อแจ้งราคาให้ทราบ เมื่อมีการตกลงหรือต้องการซื้อขายกันจริงๆ ผู้ขายจึงจะออกเอกสารให้เป็นลายลักอักษรที่เชื่อถือได้ และหนักแน่น!! โดยเอกสารนั้นเรียกว่า “ใบวางบิล” เนื่องจากบางครั้ง การเสนอราคา ไม่ได้มีการเสนอราคาเพียงครั้งเดียว บางครั้งอาจจะยังไม่ถูกใจสำหรับลูกค้า จึงทำให้การออกใบวางบิลมักจะเป็นขั้นตอนหลังจากการเสนอราคาเป็นที่น่าพอใจสำหรับลูกค้าแล้ว

การออกใบวางบิล
การออกใบวางบิล

เมื่อลูกค้ามั่นใจแล้วว่าจะซื้อหรือใช้บริการ

  1. ออกใบวางบิล กำหนดรายละเอียดให้ครบถ้วน
  2. จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา)
  3. หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อแนบเอกสารไปกับใบวางบิล
  4. นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล(นำต้นฉบับเอกสารให้ลูกค้า)
  5. เมื่อให้บริการหรือส่งมอบของ แล้วมีการรับเงิน ให้ออกใบเสร็จรับเงิน(หากลูกค้าอยู่ในระบบหรือเราอยู่ในระบบ ต้องมีการออกใบกำกับภาษีด้วย)

ในทางบัญชี

ฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นหัวเอกสาร ที่มีคำว่า “ใบวางบิล” สามารถนำมาลงบัญชี เพื่อรับรู้ หนี้สิน รายได้ ที่จะเกิดขึ้นได้ ไม่เหมือนกับ “ใบเสนอราคา” ที่ยังไม่จำเป็นต้องนำมาบันทึกบัญชี เนื่องจาก บางครั้งการเสนอราคเปรียบเสมือนการแจ้งให้ทราบว่า เรามีค่าบริการ หรือ สิ่งที่จะขาย ว่ามีอะไรบ้าง โดยที่ลูกค้ายังไม่จำเป็นต้องตัดสินใจที่จะ ซื้อ หรือ ใช้บริการ จากเรา 

ดาวน์โหลด ตัวอย่างแบบฟอร์มใบวางบิล

(Visited 222 times, 1 visits today)
 
ลิ้งค์บทความนี้ : https://www.pangpond.com/?p=148761

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *