INVOICE ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ตัวอย่าง Due Date 7 Word Proforma Excel คือ ภาษาอังกฤษ

Click to rate this post!
[Total: 1667 Average: 5]

invoice คือ

invoice
invoice ตัวอย่าง invoice

ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice ที่แปลว่า ” ใบแจ้งหนี้ “ เป็นเอกสารที่เกิดขึ้นเมื่อการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ (ให้เครดิต) เกิดขึ้นภายหลังจากการจัดทำ ใบเสนอคา ใบส่งของ ซะเป็นส่วนใหญ่ ทั้งนี้ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวน รายละเอียดสินค้า วันเวลา หรือแม้กระทั้งลายเซ็น ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ และเกี่ยวข้องกับการซื้อขายครั้งในหนึ่งจ็อบงาน

ใบแจ้งหนี้ถือใบเสร็จหรือไม่

( Biller ) ผู้วางบิล ภาษาอังกฤษ
( Biller ) ผู้วางบิล ภาษาอังกฤษ

ต้องบอกก่อนว่า การออกใบแจ้งหนี้ เดี่ยว ๆ ไม่ถือว่าเป็นไม่เสร็จรับเงิน!! แต่ก็ไม่เสมอไป ต้องดูองค์ประกอบการจ่ายชำระเงื่อนไขการให้บริการ หรือขายสินค้า หรือ ธุรกิจที่ทำเป็นหลัก บางครั้ง ใบแจ้งหนี้ก็ถือเป็นใบเสร็จรับเงินได้ เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่าง วิธีการวางบิล เช่น

  • ธุรกิจบริการ กรณี แจ้งค่าบริการพร้อมกับรับเงินในวันเวลาเดียวกัน กิจการอาจออกใบ (ใบแจ้งหนี้ / ใบเสร็จรับเงิน ) แบบนี้ก็ถือว่า “ ใบแจ้งหนี้ ” ใบนี้เป็นใบเสร็จรับเงิน ได้  

  • ธุรกิจซื้อมา ขายไป กรณีที่ มีการซื้อ ขายสินค้า แล้วมีการส่งสินค้าไปยัง ลูกค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงิน จึงออกได้เพียง “ ใบส่งของ ” เท่านั้น ต่อมา
    • กรณีที่ 1 ลูกค้า ต้องการทราบยอดทั้งหมดแล้วชำระเงินทั้งหมด กิจการจึงออก (ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน) 
    • กรณีที่ 2 ลูกค้า ต้องการทราบยอดทั้งหมดแต่ยังไม่ชำระ กิจการจึงออกจึงออกเพียง (ใบแจ้งหนี้) เพียงอย่างเดียว แบบนี้ก็ไม่ถึงว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน
บิล
บิล

ใบวางบิล กับ ใบแจ้งหนี้ ต่างกัน อย่างไร

ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ระบุยอดชำระให้แก่คู่ค้าทั้งคู่  มีลักษณะคล้ายกัน แต่อาจแตกต่างกันที่ การใช้งาน ดังนี้

  • ใบแจ้งหนี้ ส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นจ็อบ ๆ  โดยอาจมีรายละเอียด เช่น
    • รายละเอียดของสินค้า บริการ spec สินค้า ที่สั่ง ค่าบริการ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จำนวนเงิน         จำนวนสินค้า และระยะเวลาชำระ เป็นต้น

และภายในหนึ่งเดือน อาจมีใบแจ้งหนี้ ของ บริษัทคู่ค้าเรา ได้หลายใบ โดยส่วนใหญ่จะนำไปประกบกับ “ ใบวางบิล ” เมื่อครบกำหนดเวลาที่ต้องชำระ อาจจะทุก ๆ สินเดือน ของใบนั้น ๆ

  • ใบวางบิล ส่วนมากจะออกมาเมื่อถึงเวลาชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด ของ “ ใบแจ้งหนี้ ” และสรุปว่ามีรายการค่าใช้จ่ายใดบ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้ออกใบวางบิลให้ โดยบริษัทเจ้าหนี้จะออกใบวางบิลรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ส่วนมากจะของทั้งเดือนนั้น ๆ) ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย

** รายละเอียดในเอกสารที่สำคัญ มักจะต้องมี คือเลข Invoice ของ ใบแจ้งหนี้ ที่ต้องชำระ

ใบวางบิล
ใบวางบิล

ตัวอย่างการออก ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล

  • กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบแจ้งหนี้ ” อย่างเดียว

เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งหนี้ทั้งเดือน จากบริษัท B จำนวน 3 ครั้ง ยอดเงิน

  • 1,000 บาท
  • 2,500 บาท
  • 1,200 บาท

และยังไม่ได้ชำระเงิน เมื่อถึงสิ้นเดือน มีการรวมยอดใบแจ้งหนี้ทั้งหมด จากบริษัท B คือ 4,700 บาท ดังนั้น บริษัท B จึงออก “ใบวางบิลรวม” ในจำนวนเงิน 4,700 บาท ให้แก่บริษัท A เมื่อบริษัท และเมื่อ B ได้รับเงินแล้ว จึงออกใบเสร็จรับเงินให้บริษัท A   

  • กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ”

เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งนี้จากบริษัท B จำนวน 1 ใบ ยอดเงิน 2,500 บาท และบริษัท A ต้องการชำระเงินเลย ดังนั้น ให้บริษัท B ออก ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล และ ออกใบเสร็จรับเงินตาม ให้แก่บริษัท A ได้เลย

ใบวางบิล (Billing Note)

หมายถึง การบันทึกรายการเมื่อต้องการจัดทำใบวางบิลกับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระ ต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป

ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการใช้เพื่อออกให้แก่ลูกค้า เพื่อให้การเก็บเงินดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เพื่อให้ทราบราคาที่ต้องเตรียมเงินไว้ชำระ เป็นเอกสารที่บริษัททั่วไป ไม่ว่าจะขนาดเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ ใช้กันเป็นส่วนมาก เมื่อมีการแจ้งราคาหรือการให้เครดิตลูกค้า จะระบุไว้ในใบวางบิล บางครั้งอาจระบุวันหมดอายุของการวางบิลไว้ในรายละเอียดก็ได้ 

ใบวางบิลบุคคลธรรมดา ก็สามารถออกได้รูปใกล้เคียงกับ นิติบุคคล อาจแตกต่างกันที่ความน่าเชื่อถือ หรือ รายละเอียดเลขนิติบุคคลที่ใช้ และหากคู่ค้าของเราต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อ บางครั้งอาจเรียกเก้บเงินไม่ได้หรืออาจมีการยกเลิกการซื้อขาย จาก “ ใบเสนอราคา ” ก่อนก็ได้

ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้

ส่วนประกอบ ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้

รายละเอียดผู้ออกใบวางบิล

  • วันที่ออกเอกสาร
  • เลขที่ใบวางบิล
  • ชื่อ ที่อยู่บริษัท
  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
  • เบอร์โทรศัพท์ของบริษัท
  • และลายเซ็นผู้วางบิล

ลายละเอียดลูกค้า

  • ชื่อ
  • ที่อยู่บริษัท
  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
  • รายละเอียดของสินค้า และบริการ
  • ยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด
  • และวันที่กำหนดชำระเงิน

หมายเหตุเพิ่มเติม

  • รายละเอียดภายใน “ ใบแจ้งหนี้ ” อาจระบุ ชื่อสินค้า จำนวนเงินแต่สินค้า ยอดเงินรวม
  • รายละเอียดภายใน “ ใบวางบิล” อาจระบุอ้างอิงเพียงเลข “ใบแจ้งหนี้” ว่าประกอบไปด้วยใบไหนบ้าง

ฉันจะทำใบแจ้งหนี้ยังไง?

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้

การออกใบวางบิล

โดยปกติของการดำเนินธุรกิจแล้ว ก่อนจะมีการออกใบวางบิลจะมีการออก ใบเสนอราคา ก่อนเพื่อแจ้งราคาให้ทราบ เมื่อมีการตกลงหรือต้องการซื้อขายกันจริง ๆ ผู้ขายจึงจะออกเอกสารให้เป็นลายลักอักษรที่เชื่อถือได้ และหนักแน่น!! โดยเอกสารนั้นเรียกว่า “ ใบวางบิล ” เนื่องจากบางครั้ง การเสนอราคา ไม่ได้มีการเสนอราคาเพียงครั้งเดียว บางครั้งอาจจะยังไม่ถูกใจสำหรับลูกค้า จึงทำให้การออกใบวางบิลมักจะเป็นขั้นตอนหลังจากการเสนอราคาเป็นที่น่าพอใจสำหรับลูกค้าแล้ว

ขั้นตอนการออกใบวางบิล ใบแจ้งหนี้

  1. ออกใบวางบิล กำหนดรายละเอียดให้ครบถ้วน
  2. จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา)
  3. หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อแนบเอกสารไปกับใบวางบิล
  4. นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล(นำต้นฉบับเอกสารให้ลูกค้า)
  5. เมื่อให้บริการหรือส่งมอบของ แล้วมีการรับเงิน ให้ออกใบเสร็จรับเงิน(หากลูกค้าอยู่ในระบบหรือเราอยู่ในระบบ ต้องมีการออกใบกำกับภาษีด้วย)

ในทางบัญชี

ฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นหัวเอกสาร ที่มีคำว่า “ใบวางบิล” สามารถนำมาลงบัญชี เพื่อรับรู้ หนี้สิน รายได้ ที่จะเกิดขึ้นได้ ไม่เหมือนกับ “ใบเสนอราคา” ที่ยังไม่จำเป็นต้องนำมาบันทึกบัญชี เนื่องจาก บางครั้งการเสนอราคเปรียบเสมือนการแจ้งให้ทราบว่า เรามีค่าบริการ หรือ สิ่งที่จะขาย ว่ามีอะไรบ้าง โดยที่ลูกค้ายังไม่จำเป็นต้องตัดสินใจที่จะ ซื้อ หรือ ใช้บริการ จากเรา

ใบวางบิล บุคคลธรรมดา 

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้

    • ใบแจ้งหนี้ word
    • ใบแจ้งหนี้ excel

เครดิต : ดาวโหลดรูปแบบ ใบแจ้งหนี้ เพิ่มเติมได้ที่ microsoft.com 

ใบแจ้งหนี้-ภาษาอังกฤษ
ใบแจ้งหนี้-ภาษาอังกฤษ

ใบวางบิลภาษาอังกฤษ

ธุระกิจที่ดี เมื่อมีการดำเนินกิจการ ซึ่งเมื่อ กิจการได้มีการจ่ายเงินออกไปจะต้องมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการ จ่ายเงินจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายด้วยเงินสดหรือเป็ นการซื้อเชื่อ โดยเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารที่ จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอกซึ่งก็คือผู้ที่ขายสินค้าให้กับเรา ซึ่งจัดทำขึ้นแล้วออกให้กิจการเป็นหลักฐาน เมื่อได้มีการซื้อสินค้าหรือบริการก็ยิ่งทำให้ดูน่าเชื่อถือมากขึ้น


อัพเดทครั้งสุดท้าย เมื่อ 17 ตุลาคม 2021

 
โทร.081-931-8341
 

Leave a Comment

Scroll to Top