ใบ invoice คือ
invoice คือ เอกสาร ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่เกิดขึ้นเมื่อการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ( การให้เครดิตลูกค้า ) ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นภายหลังจากการจัดทำ ใบเสนอคา ใบส่งของ ซะเป็นส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นงานบริการ หรืองานซื้อมาขาย ทั้งนี้ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงรายละเอียด เช่น จำนวน / รายละเอียดสินค้า / วันเวลา / หรือแม้กระทั้งลายเซ็นของผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ และเกี่ยวข้องกับการซื้อขายครั้งนี้ เป็นเพียงแค่เอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน
Invoice (อินวอยซ์) หรือใบแจ้งหนี้ ถือเป็นเอกสาร หรือข้อมูลการซื้อขายที่ออกเป็นเอกสารโดยผู้ขายกับผู้ซื้อ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมการขายสินค้าและบริการ ใบแจ้งหนี้จะมีการระบุเงื่อนไขการชำระหนี้เพื่อให้ลูกหนี้นำเงินมาชำระภายในเงื่อนไขที่กำหนด เงื่อนไขเหล่านั้นอาจจะเป็นการให้ส่วนลดสินค้าเมื่อผู้ซื้อนำเงินมาชำระภายในวันที่กำหนด
ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน
ต้องบอกก่อนว่า การออกเอกสารแจ้งหนี้แค่เพียงใบเดียว ไม่ถือว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน!! แต่ก็ไม่เสมอไปต้องดูองค์ประกอบการจ่ายชำระเงื่อนไขการให้บริการ หรือขายสินค้า หรือ ธุรกิจที่ทำเป็นหลัก บางครั้ง ใบ แจ้งหนี้ก็ถือเป็นใบเสร็จรับเงินได้ เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่าง วิธีการวางบิล เช่น
- ธุรกิจ บริการ กรณี แจ้งค่าบริการพร้อมกับรับเงินในวันเวลาเดียวกัน กิจการอาจออกใบ (ใบแจ้งหนี้ / ใบเสร็จรับเงิน ) แบบนี้ก็ถือว่า “ ใบแจ้งหนี้ ” ใบนี้เป็นใบเสร็จรับเงิน ได้
- ธุรกิจ ซื้อมา-ขายไป กรณีที่ มีการซื้อ ขายสินค้า แล้วมีการส่งสินค้าไปยัง ลูกค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงิน จึงออกได้เพียง “ ใบส่งของ ” เท่านั้น ต่อมา
- กรณีที่ 1 ลูกค้า ต้องการทราบยอดทั้งหมดแล้วชำระเงินทั้งหมด กิจการจึงออก (ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน)
- กรณีที่ 2 ลูกค้า ต้องการทราบยอดทั้งหมดแต่ยังไม่ชำระ กิจการจึงออกจึงออกเพียง (ใบแจ้งหนี้) เพียงอย่างเดียว แบบนี้ก็ไม่ถึงว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน
ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร
ทั้ง 2 เอกสารนี้ เป็นเอกสารที่ระบุยอดชำระให้แก่คู่ค้าทั้งคู่ มีลักษณะคล้ายกัน แต่อาจแตกต่างกันที่ การใช้งาน ดังนี้
ใบแจ้งหนีี้ ส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นจ็อบ ๆ โดยอาจมีรายละเอียด เช่น รายละเอียดของสินค้า บริการ spec สินค้า ที่สั่ง ค่าบริการ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จำนวนเงินจำนวนสินค้า และระยะเวลาชำระ เป็นต้น และภายในหนึ่งเดือน อาจมีใบแจ้ง หนี้ ของ บริษัทคู่ค้าเรา ได้หลายฉบับ โดยส่วนใหญ่จะนำไปประกบกับ “ ใบวางบิล ” เมื่อครบกำหนดเวลาที่ต้องชำระ อาจจะทุก ๆ สินเดือน ของเอกสารนั้น ๆ
ใบวางบิลคือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน ส่วนมากจะออกมาเมื่อถึงเวลาชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด ของ “ ใบแจ้งหนี้ ” และสรุปว่ามีรายการค่าใช้จ่ายใดบ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้แจ้งราคา โดยบริษัทเจ้าหนี้จะออกเอกสารวางบิลรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ส่วนมากจะของทั้งเดือนนั้น ๆ) ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย ตัวอย่าง
หมายเหตุ : รายละเอียดในเอกสารที่สำคัญ มักจะต้องมี คือเลข Invoice ของใบแจ้งหนี้ ที่ต้องชำระ และเป็นแค่เอกสารแจ้งเตือนเท่านั้น ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีได้ครับ
ระเบียบการวางบิล
ตัวอย่าง ใบเรียกเก็บเงิน
กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบแจ้งหนี้ ” อย่างเดียว
เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งหนี้ทั้งเดือน จากบริษัท B จำนวน 3 ครั้ง ยอดเงิน
- 1,000 บาท
- 2,500 บาท
- 1,200 บาท
และยังไม่ได้ชำระเงิน เมื่อถึงสิ้นเดือน มีการรวมยอดใบแจ้งหนี้ทั้งหมด จากบริษัท B คือ 4,700 บาท ดังนั้น บริษัท B จึงออก “เอกสารรวมยอด” ในจำนวนเงิน 4,700 บาท ให้แก่บริษัท A เมื่อบริษัท และเมื่อ B ได้รับเงินแล้ว จึงออกใบเสร็จรับเงินให้บริษัท A
กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ”
เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งนี้จากบริษัท B จำนวน 1 ใบ ยอดเงิน 2,500 บาท และบริษัท A ต้องการชำระเงินเลย ดังนั้น ให้บริษัท B ออก เอกสารให้ และ ออกใบเสร็จรับเงินตาม ให้แก่บริษัท A ได้เลย
ใบวางบิล ( Billing Note )
เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการใช้เพื่อออกให้แก่ลูกค้า เพื่อให้การเก็บเงินดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เพื่อให้ทราบราคาที่ต้องเตรียมเงินไว้ชำระ เป็นเอกสารที่บริษัททั่วไป ไม่ว่าจะขนาดเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ ใช้กันเป็นส่วนมาก เมื่อมีการแจ้งราคาหรือการให้เครดิตลูกค้า จะระบุไว้ในเอกสาร บางครั้งอาจระบุวันหมดอายุของการเอกสารไว้ในรายละเอียดก็ได้ หากต้องการที่บันทึกรายการ เมื่อต้องการจัดทำเอกสาร กับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระ ต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป
การวางบิล บุคคลธรรมดา ก็สามารถออกได้รูปใกล้เคียงกับ นิติบุคคล อาจแตกต่างกันที่ความน่าเชื่อถือ หรือ รายละเอียดเลขนิติบุคคลที่ใช้ และหากคู่ค้าของเราต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อ บางครั้งอาจเรียกเก้บเงินไม่ได้หรืออาจมีการยกเลิกการซื้อขาย จาก “ ใบเสนอราคา ” ก่อนก็ได้
ส่วนประกอบใบวางบิล ใบแจ้งหนี้
รายละเอียดผู้ออก
- วันที่ออกเอกสาร
- เลขที่ใบเอกสาร
- ชื่อ ที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- เบอร์โทรศัพท์ของบริษัท
- และลายเซ็นผู้รับเอกสาร
ลายละเอียดลูกค้า
- ชื่อ
- ที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้า และบริการ
- ยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด
- และวันที่กำหนดชำระเงิน
หมายเหตุเพิ่มเติม
- รายละเอียดภายใน “ ใบแจ้งหนี้ ” อาจระบุ ชื่อสินค้า จำนวนเงินแต่สินค้า ยอดเงินรวม
- รายละเอียดภายใน “ ใบวางบิล” อาจระบุอ้างอิงเพียงเลข “ใบแจ้งหนี้” ว่าประกอบไปด้วยใบไหนบ้าง
การออกเอกสาร
โดยปกติของการดำเนินธุรกิจแล้ว ก่อนจะมีการออกวางบิลจะมีการออก ใบเสนอราคา ก่อนเพื่อแจ้งราคาให้ทราบ เมื่อมีการตกลงหรือต้องการซื้อขายกันจริง ๆ ผู้ขายจึงจะออกเอกสารให้เป็นลายลักอักษรที่เชื่อถือได้ และหนักแน่น!! โดยเอกสารนั้นเรียกว่า “ ใบวางบิล ” เนื่องจากบางครั้ง การเสนอราคา ไม่ได้มีการเสนอราคาเพียงครั้งเดียว บางครั้งอาจจะยังไม่ถูกใจสำหรับลูกค้า จึงทำให้การออกวางบิลมักจะเป็นขั้นตอนหลังจากการเสนอราคาเป็นที่น่าพอใจสำหรับลูกค้าแล้ว
ขั้นตอนการออกเอกสาร
- การวางบิล ต้องกำหนดรายละเอียดให้ครบถ้วน
- จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา)
- หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อแนบเอกสารไปกับการวางบิล
- นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล(นำต้นฉบับเอกสารให้ลูกค้า)
- เมื่อให้บริการหรือส่งมอบของ แล้วมีการรับเงิน ให้ออกใบเสร็จรับเงิน(หากลูกค้าอยู่ในระบบหรือเราอยู่ในระบบ ต้องมีการออกใบกำกับภาษีด้วย)
ในทางบัญชี
ฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นหัวเอกสาร ที่มีคำว่า “”ใบวางบิล” สามารถนำมาลงบัญชี เพื่อรับรู้ หนี้สิน รายได้ ที่จะเกิดขึ้นได้ ไม่เหมือนกับ “ใบเสนอราคา” ที่ยังไม่จำเป็นต้องนำมาบันทึกบัญชี เนื่องจาก บางครั้งการเสนอราคเปรียบเสมือนการแจ้งให้ทราบว่า เรามีค่าบริการ หรือ สิ่งที่จะขาย ว่ามีอะไรบ้าง โดยที่ลูกค้ายังไม่จำเป็นต้องตัดสินใจที่จะ ซื้อ หรือ ใช้บริการ จากเรา
ฟอร์ม ใบ วาง บิล
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างใบวางบิล
ธุระกิจที่ดี เมื่อมีการดำเนินกิจการ ซึ่งเมื่อ กิจการได้มีการจ่ายเงินออกไปจะต้องมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการ จ่ายเงินจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายด้วยเงินสดหรือเป็ นการซื้อเชื่อ โดยเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารที่ จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอกซึ่งก็คือผู้ที่ขายสินค้าให้กับเรา ซึ่งจัดทำขึ้นแล้วออกให้กิจการเป็นหลักฐาน เมื่อได้มีการซื้อสินค้าหรือบริการก็ยิ่งทำให้ดูน่าเชื่อถือมากขึ้น
การใช้เทคนิคการโยกย้ายร่างกายและการออกกำลังกาย (Movement and Exercise) ในชีวิตประจำวัน
มงคล 38 ชีวิต ประการ คือ สูตร ความหมาย เกิดขึ้น
นิติบุคคล กฎหมาย 2 ภาษี ตามกฎหมายแพ่ง พาณิชย์
สร้างเครือข่าย มีส่วนร่วม พัฒนาคุณภาพ การศึกษา
การวางแผนการเงินสำหรับการลงทุนในทรัพยากรบุคคลและพัฒนาความสามารถเสริมในธุรกิจ
งบกระแสเงินสด 5 ประโยชน์ กระแสเงินสดทางอ้อม
อาหารคาว 9 ชนิด ยอดนิยม ไทย อะไรบ้าง หรุ่ม ของ
