สมุดบันทึกบัญชี

สมุดบันทึกบัญชี คือ ใช้บันทึกรายการเงินจากเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี เรียงตามลำดับก่อนหลังที่รายการเงินนั้นเกิดขึ้น ก่อนจะผ่านรายการจากสมุดบันทึกรายการขั้นต้นไป บันทึกในสมุดบันทึกรายการขั้นปลาย จะจดบันทึกโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า

สมุดบันทึกรายการขึ้นต้น แบ่งออกได้อีก 2 ประเภท คือ

สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journal)
สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

สมุดรายวันเฉพาะ

สมุดรายวันเฉพาะ คือ (Special Journal) สมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้า เฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เหมาะสำหรับกิจการซื้อขายสินค้า ที่เป็นกิจการขนาดใหญ่

สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journal) ประกอบไปด้วย

สมุดรายวันซื้อ (purchases journal) ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้า เป็นเงินเชื่อเท่านั้น โดยมีวัตถุประสงค์ คือซื้อมาเพื่อขาย
สมุดรายวันขาย (sales journal) ใช้บันทึกราการที่เกี่ยวกับการขายสินค้า เป็นเงินเชื่อเท่านั้น
สมุดรายวันรับเงิน (Cash Received Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับรายได้ การรับชำระหนี้ เป็นต้น
สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเท่านั้น เช่น จ่ายค่าใช้จ่าย ซื้อสินทรัพย์ จ่ายเงินชำระหนี้ เป็นต้น
สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
สมุดรายวันรับคืนสินค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

สมุดรายวันทั่วไป

สมุดรายวันทั่วไป คือ (General Journal) ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้ สำหรับกิจการบริการจะใช้สมุดรายวันทั่วไปเป็นสมุดบันทึกรายวันขั้นต้นเท่านั้น

โดยการจัดทำสมุดรายวันทั่วไป (General Journal) ต้องกำหนดผังบัญชีในการจัดทำ โดยรายชื่อบัญชีทั้งหมดของกิจการที่จดหมวดหมู่ และกำหนดเลขที่ หรือรหัสบัญชีตามมาตรฐานโดยทั่วไป ซึ่งจะกำหนดประเภทของบัญชีเป็น 5 หมวด

ผังบัญชี (Chart of Accounts) จะถูกกำหนดตามหมวด บัญชี ซึ่งแบ่งออก 5 หมวด ดังนี้

หมวดที่ 1 หมวดสินทรัพย์ รหัสบัญชีคือ 1

หมวดที่ 2 หมวดหนี้สิน รหัสบัญชีคือ 2

หมวดที่ 3 หมวดส่วนของเจ้าของ รหัสบัญชีคือ 3

หมวดที่ 4 หมวดรายได้ รหัสบัญชีคือ 4

หมวดที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีคือ 5

เลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง เลขที่บัญชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลังแสดงถึงบัญชีต่าง ๆ ในหมวดนั้น ๆ ซึ่งในแต่ละหมวดจะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป โดยการกำหนดเลขที่บัญชีอาจจะกำหนดเป็น 2 หลัก 3 หลัก หรือมากกว่าขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของขนาดและประเภทของกิจการ