สมุดบัญชีแยกประเภท

สมุดบัญชีแยกประเภท ใช้รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวม รายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้ การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด สมุดบัญชีแยกประเภท เป็นส่วนหนึ่งของ สมุดบันทึกรายการขั้นปลาย และเกี่ยวข้องกันทั้งระบบ

สมุดบันทึกรายการขั้นปลาย ใช้บันทึกรายการเงินจากสมุดบันทึกรายการขั้นต้น แยกตามประเภทบัญชีที่จำแนกไว้ เพื่อทราบผลของรายการเงินแต่ละประเภท

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)

เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป โดยแบ่งออกได้ ดังนี้

- บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ เป็นต้น
- บัญชีแยกประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีเงินกู้ธนาคาร เป็นต้น
- บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชีทุน บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เป็นต้น
- บัญชีแยกประเภทรายได้ เช่น รายได้ค่าบริการ เป็นต้น
- บัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย เช่น บัญชีเงินเดือน บัญชีค่าเช่า เป็นต้น

การบันทึกรายการในสมุดแยกประเภททั่วไป

ผ่านรายการ (Posting) เป็นการนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกในบันชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ตามลักษณะรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้น เมื่อผ่านรายการเสร็จแล้วต้อง อ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทเป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทใด หน้าบัญชีใดและรายการในสมุดข้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการ ไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไร

สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพิ่มขึ้นมา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภททั่วไป

ส่วนประกอบของสมุดรายวันทั่วไป

- ช่อง “ ว/ด/ป ” สำหรับทันทึก วัน เดือน ปี ที่เกิดรายการค้าขึ้น
- ช่อง “ รายการ ” สำหรับบันทึกชื่อบัญชีแยกประเภทที่เกิดจากการวิเคราะห์รายการค้า
- ช่อง “ เลขที่บัญชี ” สำหรับบันทึกรหัสของบัญชีแยกประเภทที่บันทึกในช่องรายการ
- ช่อง “ เดบิต ” สำหรับบันทึกจำนวนเงินที่
  - เพิ่มขึ้นของบัญชีแยกประเภทสินทรัพย์
  - ลดลงของบัญชีแยกประเภทหนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
- ช่อง “ เครดิต ” สำหรับบันทึกจำนวนเงินที่
  - เพิ่มขึ้นของบัญชีแยกประเภทหนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
  - ลดลงของบัญชีแยกประเภทสินทรัพย์

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภทย่อย

ส่วนประกอบของสมุดบัญชีแยกประเภท

- ช่อง “ ว/ด/ป ” สำหรับคัดลอกวันเดือนปี ที่เกิดรายการขึ้นจากสมุดรายวันทั่วไป
- ช่อง “ คำอธิบาย ” สำหรับคัดลอกชื่อบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องกันกับชื่อบัญชีประเภทที่บันทึกจากสมุดรายวันทั่วไป
- ช่อง “ หน้าบัญชี ” สำหรับคัดลอกหมายเลขหน้าของสมุดรายวันทั่วไปที่ใช้บันทึกชื่อบัญชี แยกประเภทที่คัดลอกมา
- ช่อง “ จำนวนเงิน ” สำหรับคัดลอกจำนวนเงินของชื่อบัญชีแยกประเภทจากสมุดรายวันทั่วไป

การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังแยกประเภท เป็นการนำรายการจากสมุดรายวันมาจำแนกตามชื่อบัญชีที่บัญชีแยกประเภท ซึ่งรูปแบบของบัญชีแยกประเภทมีหลายรูปแบบ แล้วแต่ว่าจะกำหนดชื่อบัญชี แต่รูปที่ต้องเหมือนกัน คือ จะต้องมีรูปแบบบัญชีรูป ตัว T คือมีการบึนทึกรายการ 2 ด้าน ตามหลักการบัญชีคู่

ขอยกตัวอย่าง สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว

บริษัท ขายเครื่องมือช่าง จำกัด ขายเครื่องมือและอุปกรณ์ เป็นเงินเชื่อ จำนวน 3,000 บาท