สมุดบัญชีแยกประเภท

สมุดบัญชีแยกประเภท ใช้รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด  บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวม รายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้  การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด สมุดบัญชีแยกประเภท เป็นส่วนหนึ่งของ สมุดบันทึกรายการขั้นปลาย และเกี่ยวข้องกันทั้งระบบ

สมุดบันทึกรายการขั้นปลาย ใช้บันทึกรายการเงินจากสมุดบันทึกรายการขั้นต้น แยกตามประเภทบัญชีที่จำแนกไว้ เพื่อทราบผลของรายการเงินแต่ละประเภท

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)

เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป โดยแบ่งออกได้ ดังนี้

• • บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ เป็นต้น
  • บัญชีแยกประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีเงินกู้ธนาคาร เป็นต้น
  • บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชีทุน บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เป็นต้น
  • บัญชีแยกประเภทรายได้ เช่น รายได้ค่าบริการ เป็นต้น
  • บัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย เช่น บัญชีเงินเดือน บัญชีค่าเช่า เป็นต้น

การบันทึกรายการในสมุดแยกประเภททั่วไป

ผ่านรายการ (Posting)  เป็นการนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกในบันชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ตามลักษณะรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้น เมื่อผ่านรายการเสร็จแล้วต้อง อ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทเป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทใด หน้าบัญชีใดและรายการในสมุดข้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการ ไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไร

สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพิ่มขึ้นมา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ