ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ วิชาการคอมพิวเตอร์ในงานบัญชี ประโยชน์ ด้านธุรกิจ

Click to rate this post!
[Total: 59 Average: 5]

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์

การนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในงานบัญชี

ปัจจุบันธุรกิจต่างๆได้นำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดทำรายงานต่างๆ และใช้ทำบัญชีกันมากขึ้น ซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่นั้นก็มีความสามารถแตกต่างกันไป ซึ่งก็ได้มีการกำหนดมาตรฐานของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ซึ่ง คุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ในงานบัญชีนั้นจะมีลักษณะดังนี้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ประกอบไปด้วย

  1. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System)

ถือได้ว่าเป็นหัวใจของการบริหารงานของธุรกิจ ใช้สำหรับบันทึกรายการรายวันที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดบัญชี ควรมีเครื่องมือช่วยในการลงรายการและตรวจสอบป้องกันการลงรายการผิดพลาดแล้วรวบรวมปิดบัญชีเพื่อจัดทำงบการเงินและรายงานสำหรับผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ คุณสมบัติสำคัญที่ควรมีดังนี้

  • กำหนดผังบัญชีได้เอง โดยอาจจะใช้วิธีกำหนดระดับบัญชีหรือวิธีกำหนดเซ็กเม้นท์บัญชี
  • กำหนดงวดบัญชีได้ตามต้องการ โดยเริ่มต้นงวดบัญชีเดือนใดก็ได้และมีสถานะของงวดบัญชี เช่น Open เป็นงวดบัญชีปัจจุบัน Close เป็นงวดบัญชีที่ปิดไปแล้วซึ่งจะแก้ไขข้อมูลย้อนหลังไม่ได้ เป็นต้น
  • การสร้างบัญชีต้นแบบ Template สำหรับบันทึกรายการรายวันที่เกิดขึ้นบ่อย เช่นค่าเสื่อมราคา ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น
  • การสร้างรายการกลับรายการ Reversing ให้โดยอัตโนมัติ
  • กำหนดสมุดรายวันต่างๆ ได้โดยไม่จำกัดจำนวน
  • จำนวนเงินที่สามารถบันทำได้
  • การพิมพ์และเปลี่ยนแปลงรูปแบบใบสำคัญ Voucher ให้ตรงกับความต้องการ
  • บันทึกรายการด้านเดบิตและเครดิตได้ไม่จำกัดจำนวนรายการ โดยตรวจสอบยอดเดบิต และเครดิตให้ได้ดุลก่อนบันทึกเข้าเครื่อง
  • การจัดทำงบย่อยและงบรวม Consolidation
  • การบันทึกจำนวนลงในรหัสบัญชี เช่น พื้นที่ จำนวนพนักงาน สำหรับใช้เป็นเกณฑ์ในการแบ่งสรร เมื่อต้องการวัดผลการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานตามความรับผิดชอบเป็นต้น
  • มีเครื่องมืออำนวยความสะดวก ในการลดขั้นตอนการประมวลผลในช่วงสิ้นเดือนและการออกรายงาน
  1. ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable System)

ระบบบัญชีเจ้าหนี้เป็นระบบที่ควบคุมและวิเคราะห์เกี่ยวกับหนี้สินของเจ้าหนี้แต่ละราย ซึ่งอาจจะเกิดจากการซื้อสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ผู้บริหารจะทำหน้าที่บริหารกระแสเงินสดของธุรกิจเพื่อจัดเตรียมเงินสดในการชำระหนี้ที่ควรกำหนดชำระได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

  • การเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อ โดยสามารถเรียกข้อมูลที่สั่งซื้อกับผู้จำหน่ายแต่ละรายมาตรวจสอบได้
  • การบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากการซื้อสินค้า
  • การกำหนดส่วนลดการค้าและส่วนลดเงินสดของเจ้าหนี้แต่ละรายและคำนวณการได้รับเงินส่วนลด ในกรณีที่จ่ายชำระหนี้ในระยะเวลาที่กำหนด
  • สามารถกำหนดระยะเวลาการให้เครดิต หรือวงเงินเครดิตที่บริษัทได้รับแยกประเภททั่วไป
  • การบันทึกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ได้
  • การชำระหนี้ด้วยเงินสดหรือเช็คสามารถระบุว่าเป็นการชำระใบกำกับสินค้าหลายใบ
  • การคำนวณภาษีที่จะต้องหักไว้ ณ ที่จ่าย
  1. ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System)

ระบบบัญชีลูกหนี้ เป็นระบบที่จัดการควบคุมเกี่ยวกับการเป็นหนี้ของลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นแต่ละราย เพื่อให้สามารถควบคุมสภาพการเป็นหนี้และเงินเครดิตลูกหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงและเพิ่มสภาพคล่องของการเงินหมุนเวียน คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

  • การเชื่อมกับระบบขาย โดยสามารถเรียกข้อมูลการขายให้กับลูกค้าแต่ละรายมาตรวจสอบได้
  • การกำหนดส่วนลดการค้าและส่วนลดเงินสดของลูกหนี้แต่ละราย
  • การตรวจสอบประวัติการชำระเงินเพื่อพิจารณาการให้สินเชื่อ
  • การบันทึกรายได้อื่นๆ นอกเหนือจากการขายสินค้า
  • การจัดเตรียมยอดลูกหนี้ที่ครบกำหนดชำระ
  • การรับชำระหนี้โดยเงินสดหรือเช็คตามยอดหนี้ได้อย่างสะดวก ทั้งการรับชำระแบบทั้งหมดหรือรับชำระบางส่วน
  1. ระบบจัดซื้อ (Purchase Order System)

การจัดซื้อเป็นกระบวนการที่สำคัญมากอีกอย่างหนึ่งทั้งธุรกิจซื้อมา ขายไป ธุรกิจการผลิตและธุรกิจบริการโดยจัดการเกี่ยวกับการจัดซื้อสินค้า สินทรัพย์ถาวร หรือวัสดุสิ้นเปลือง คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

  • การกำหนดรายละเอียดของผู้จำหน่าย
  • การบันทึกส่วนลดต่อรายการสินค้า และส่วนลดรวม
  • สามารถรับสินค้าได้โดยไม่ต้องออกใบสั่งซื้อสินค้า
  • ควรรับสินค้าบางส่วนหรือครบจำนวนตามใบสั่งซื้อ
  • การกำหนดราคาซื้อ ตรวจสอบราคา และสอบถามแหล่งทีเคยซื้อได้
  • การคำนวณต้นทุนในการจัดซื้อ ค่าขนส่ง ภาษีนำเข้า ส่งออก และค่าธรรมเนียมต่างๆ
  • การแก้ไขยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) ให้ตรงกับใบกำกับภาษีของผู้จำหน่าย
  • เมื่อบันทึกรับสินค้าแล้ว ระบบควรตั้งยอดเจ้าหนี้ เพิ่มปริมาณสินค้า ให้โดยอัตโนมัติ
  1. ระบบขาย (Sale Order Processing System)

การขายถือได้ว่าเป็นแหล่งที่มาของรายได้ของธุรกิจ ดังนั้น หากการขายสามารถใช้ระยะเวลาสั้นเท่าไร สามารถตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับสินค้าได้มากเท่าไร ตลอดจนการตรวจสอบวงเงินสินเชื่อการตรวจสอบราคาขายสำหรับลูกค้าแต่ละราย และค้นหาข้อมูลลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ก็ย่อมเป็นการรักษาลูกค้าไว้กับธุรกิจมากขึ้นเท่านั้น คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

  • การกำหนดรายละเอียดของลูกค้า
  • การตรวจสอบปริมาณสินค้าให้เพียงพอในการขายระบบจัดซื้อ
  • ส่วนลดต่อรายการสินค้า ส่วนลดเปอร์เซ็นต์
  1. ระบบควบคุมสินค้า (Inventory Control System)

เป็นระบบที่ช่วยจัดการควบคุมความถูกต้องปริมาณสินค้า ต้นทุนสินค้าแต่ละชนิด รักษาระดับของสินค้าให้เหมาะสมเพียงพอต่อความต้องการ และคุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

  • การกำหนดรหัสสินค้า
  • การกำหนดจำนวนและระดับคลังสินค้า
  • การโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังสินค้า
  • วิธีคิดต้นทุนแบบต้นทุนถัวเฉลี่ย (Moving Weighted Average)
  • การขายสินค้าเป็นชุดที่มีส่วนประกอบมากกว่า 1 ชิ้น
  • การกำหนดหน่วยนับหลักที่เก็บไว้ในคลังสินค้า
(Visited 26 times, 1 visits today)

Leave a Comment

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

Scroll to Top