การบันทึกบัญชี สิ่งที่ผู้ประกอบการควรทำเป็นประจำ

[Total: 0    Average: 0/5]

การบันทึกบัญชี

ในการประกอบธุรกิจไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็ก ขนาดย่อม ไปจนถึงขนาดใหญ่ ย่อมต้องมีการบันทึกบัญชีเสมอ เพื่อที่จะสามารถรู้รายละเอียดและความเคลื่อนไหวเกี่ยวกับรายการอันเนื่องมาจากการดำเนินกิจการในการขายสินค้าหรือบริการในธุรกิจของตน ซึ่งการบันทึกบัญชีนั้นควรทำเป็นประจำและต่อเนื่องกันไป เพราะหากมีการจัดทำบันทึกบัญชีไม่ต่อเนื่องแล้ว ก็อาจส่งผลให้มีความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับการบันทึกรายการต่างๆ ในการดำเนินธุรกิจได้นั่นเอง

การบันทึกบัญชีสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ระบบคือ

1.ระบบบัญชีเดี่ยว (Single – entry bookkeeping or single – entry system)

เป็นการบันทึกบัญชีแบบง่าย โดยบันทึกบัญชีเพียงด้านเดียว ซึ่งอาจจะเป็นด้านเดบิตหรือด้านเครดิต เป็นการบันทึกบัญชีเฉพาะรายการในบัญชีเงินสดเท่านั้น หรือรายการบัญชีที่สำคัญๆ จะไม่ได้บันทึกทุกรายการเคลื่อนไหวที่เกี่ยวเนื่องกับกิจการ ดังนั้นการบันทึกบัญชีแบบเดี่ยวนี้จึงไม่ใช่การบันทึกบัญชีแบบทางการ ที่สามารถแสดงรายการทุกรายการที่เกี่ยวเนื่องกับกิจการได้ อีกทั้งการบันทึกบัญชีแบบนี้นิยมใช้กับกิจการที่มีขนาดเล็ก ซึ่งอาจจะมีเจ้าของดำเนินกิจการเพียงคนเดียวหรือเป็นธุรกิจที่ไม่มีความซับซ้อนทางโครงสร้างธุรกิจ  ที่ต้องติดต่อประสานงานหรือมีรายการเคลื่อนไหวทางรายการในปริมาณมาก โดยเจ้าของกิจการมักเป็นผู้บันทึกบัญชีเอง และการบันทึกบัญชีชนิดนี้ไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีขนาดย่อมไปจนถึงขนาดใหญ่ เพราะการบันทึกรายการไม่ครบถ้วนเหมือนการบันทึกบัญชีแบบคู่ ดังนั้นจึงไม่สามารถบ่งชี้ทุกรายการในกิจการได้นั่นเอง จึงอาจทำให้มีปัญหาในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้ เมื่อถึงกำหนดที่เจ้าของกิจการต้องการตรวจสอบความถูกต้องทางบัญชี ก็จะไม่สามารถตรวจสอบได้ทุกรายการ รวมทั้งยังไม่สามารถจัดทำงบการเงินได้ด้วย

2.ระบบบัญชีคู่  (Double – entry bookkeeping or double – entry system)

เป็นระบบการบันทึกบัญชีที่มีความละเอียดในการบันทึกมากกว่าการบันทึกบัญชีแบบเดี่ยว จึงทำให้ต้องเก็บรวบรวมรายละเอียดทุกรายการที่เกี่ยวเนื่องกับการดำเนินกิจการ ซึ่งมีการบันทึกบัญชีทั้ง 2 ด้าน คือด้านเดบิตและด้านเครดิตในเวลาเดียวกัน ดังนั้นต้องบันทึกทุกรายการที่เคลื่อนไหวในแต่ละวัน ซึ่งการบันทึกบัญชีแบบคู่นี้เจ้าของกิจการควรทำการบันทึกทุกวัน เพราะมีรายการที่ค่อนข้างเยอะและมีขั้นตอนการบันทึกที่ละเอียดมากกว่า แต่หากไม่สามารถทำการบันทึกเป็นรายวันได้ ก็ไม่ควรเว้นระยะเกิน 3 วัน เพราะอาจทำให้การเก็บข้อมูลเพื่อบันทึกบัญชีมีความคลาดเคลื่อนได้นั่นเอง

การบันทึกบัญชีระบบคู่นี้ เป็นวิธีที่ใช้ในการบันทึกบัญชีต่างๆ ซึ่งประกอบด้วยรายการในสมุดรายวันทั่วไป รายการในสมุดบัญชีแยกประเภท รวมทั้งเอกสารหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ ซึ่งการบันทึกด้วยระบบนี้สามารถใช้ได้กับทั้งกิจการขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ โดยการบันทึกบัญชีระบบคู่นี้ จะต้องทำการบันทึกบัญชีทั้งด้านเครดิตและด้านเดบิตทั้ง 2 ด้านเสมอ โดยบันทึกด้านเครดิตบัญชีหนึ่งและบันทึกด้านเดบิตบัญชีหนึ่ง ด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน ซึ่งจะทำให้ทั้งสองฝั่งเกิดเงินดุลที่สมบูรณ์นั่นเอง

จุดประสงค์หลักของการบันทึกบัญชีระบบคู่นี้ก็คือ เพื่อสามารถนำบัญชีนี้เสนอรายงานทางบัญชีในแต่ละเดือน หรือสามารถสรุปยอดดุลในแต่ละช่วงเวลาที่ต้องการตรวจสอบได้ ซึ่งการบันทึกบัญชีระบบคู่นี้จะเป็นไปตามหลักสมการที่ว่า “สินทรัพย์เท่ากับหนี้สินและทุนรวมกัน” นั่นเอง

การบันทึกบัญชีระบบคู่สามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ได้ ดังนี้
1.หมวดบัญชีสินทรัพย์

เป็นรายการค้าที่ส่งผลเกี่ยวกับสินทรัพย์ให้มีจำนวนเพิ่มขึ้นหรือลดลง ซึ่งต้องเป็นรายการที่เกิดเนื่องจากการดำเนินกิจการ ซึ่งการวิเคราะห์ว่าจะบันทึกไว้ด้านเดบิตหรือด้านเครดิต จำต้องวิเคราะห์ก่อนว่าเป็นรายการค้าที่ทำให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้นหรือลดลง หากเป็นรายการค้าที่ทำให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้นก็บันทึกไว้ด้านเดบิต แต่ตรงกันข้ามหากทำให้สินทรัพย์ลดลงก็บันทึกไว้ด้านเครดิต

 2.หมวดบัญชีหนี้สิน

ใช้หลักการวิเคราะห์เหมือนกับหมวดบัญชีสินทรัพย์เช่นกัน คือหากรายการค้าใดทำให้มีหนี้สินเพิ่มขึ้น ก็ให้บันทึกไว้ด้านเครดิต แต่หากรายการใดทำให้มีหนี้สินลดลงก็ให้บันทึกไว้ด้านเดบิต

3.หมวดบัญชีต้นทุน

หากรายการค้าใดมีผลโดยตรงทำให้ทุนของกิจการเพิ่มขึ้นก็บันทึกไว้ด้านเครดิต แต่หากทำให้ทุนลดลงก็ให้บันทึกไว้ด้านเดบิต

4.หมวดบัญชีรายได้

เป็นการวิเคราะห์สมการบัญชีจากบัญชีรายได้และบัญชีทุน หากรายได้เพิ่มขึ้นก็ให้บันทึกบัญชีด้านเครดิต แต่หากรายได้ลดลงก็ให้บันทึกบัญชีด้านเดบิตนั่นเอง

5.หมวดบัญชีค่าใช้จ่าย

วิเคราะห์จากสมการบัญชีเช่นเดียวกัน ถ้าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นให้บันทึกรายการทางด้านเดบิต แต่หากค่าใช้จ่ายลดลงก็ให้บันทึกรายการด้านเครดิต

การบันทึกรายการบัญชีจึงมีความสำคัญต่อทุกกิจการ ซึ่งเจ้าของกิจการควรเลือกระบบการบันทึกบัญชีให้สอดคล้องกับประเภทของกิจการด้วย เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการทำบัญชีโดยแท้จริงสำหรับกิจการนั้นๆ นั่นเอง

ใส่ความเห็น